Assistente Executivo

Descrição

Resumo: O Administrador fornece suporte administrativo e operacional abrangente e de alto nível ao Presidente da GEO e a membros-chave da liderança da SITA América. Pontos principais: 1. Garante o funcionamento eficiente e contínuo do escritório executivo 2. Gerencia uma ampla gama de tarefas, desde as mais complexas até as altamente sensíveis 3. Exige compreensão dos assuntos comerciais em andamento e forte senso de julgamento Visão geral: **BEM-VINDO À** **SITA** ----------------------- Na SITA, mantemos os aeroportos em movimento, as companhias aéreas voando sem interrupções e as fronteiras abertas. Nossas inovações em tecnologia e comunicação impulsionam o sucesso da indústria global de viagens aéreas. Você nos encontra em 95% dos aeroportos internacionais, trabalhando em estreita colaboração com mais de 2.500 clientes do setor de transporte e governamentais. Cada parceria traz desafios únicos, e prosperamos ao entregar soluções inovadoras e tecnologia de ponta para manter as operações funcionando perfeitamente. Não apenas impulsionamos o mundo para frente — temos orgulho de ser reconhecidos como um **Ótimo Lugar para Trabalhar®**, segundo nossos funcionários, e certificados na maioria de nossos locais em expansão. Aqui, sentimo-nos capacitados, apoiados e inspirados a crescer. Você está pronto para amar seu trabalho? A aventura começa exatamente aqui, com você, na SITA. **(O título interno desta posição será Administrador)****SOBRE ESTA FUNÇÃO E A EQUIPE** -------------------------- O **Administrador** fornece suporte administrativo e operacional abrangente e de alto nível ao Presidente da GEO e a membros-chave da liderança da SITA América, garantindo o funcionamento eficiente e contínuo do escritório executivo e de suas atividades departamentais associadas. Esta função combina experiência avançada em administração com suporte proativo ao executivo, atuando como ponto central de coordenação em toda a organização. O ocupante gerencia uma ampla gama de tarefas, desde moderadamente complexas até altamente sensíveis, incluindo a coleta e análise de informações de diversas fontes, a preparação de relatórios e correspondências não rotineiros e o desenvolvimento e manutenção de sistemas eficazes de arquivamento dentro das ferramentas existentes. Ao apoiar o executivo, esta função exige compreensão dos assuntos comerciais em andamento, permitindo a priorização de questões, a identificação de riscos críticos e a escalonagem oportuna de decisões essenciais. O Administrador garante a realização tranquila de tarefas operacionais (por exemplo, aprovação de viagens e despesas, criação de requisições de compra e outras tarefas), por meio da interface com partes interessadas internas e externas em diversos departamentos e regiões geográficas, exercendo forte senso de julgamento, profissionalismo e discrição.**O QUE VOCÊ FARÁ** ------------------------------ * Monitorar mensagens no Outlook e no Teams e garantir o acompanhamento eficiente. * Garantir as responsabilidades administrativas diárias; gerenciar e acompanhar o correio e as mensagens recebidas e enviadas pelo SVP/Presidente da GEO; gerenciar sua agenda e assegurar a adequação e a pontualidade dos arranjos para reuniões, viagens, hospedagem e eventos. * Filtrar e destacar situações e tarefas prioritárias que exigem ação imediata. * Preparar relatórios e apresentações em coordenação com gestores e SVPs/Presidentes da GEO. * Organizar reuniões e conferências, tanto internamente quanto externamente, incluindo a elaboração de pautas, a coordenação da logística, a compilação e distribuição da documentação e das apresentações necessárias; lidar com as ações de acompanhamento sempre que necessário. * Gerenciar os arranjos de viagem, bem como as respectivas solicitações de reembolso de despesas, em contato com o setor interno de viagens. * Reunir as informações necessárias e gerenciar a entrega dos itens de ação gerados durante as reuniões. * Capacidade de lidar com material sensível e confidencial estritamente conforme as políticas e instruções estabelecidas. * Criar requisições de compra para apoiar as equipes nas Américas. * Apoiar as equipes com requisitos logísticos para eventos organizados pelo Marketing. * Revisar relatórios de despesas conforme as políticas e procedimentos corporativos estabelecidos e devolvê-los em caso de não conformidade; após a validação e submissão conforme os requisitos, aprová-los. * Aprovar solicitações, despesas e recomendações em nome de pessoas sêniores na sua ausência, de acordo com diretrizes e políticas acordadas; Qualificações: **SOBRE SUAS HABILIDADES** --------------------- * Experiência mínima de 5 anos em cargo similar adquirida em ambiente empresarial multinacional dinâmico. * Graduação ou equivalente. * Capacidade de exercer julgamento, dentro de parâmetros definidos, ao aplicar políticas, procedimentos, regulamentações e objetivos do programa relevantes (por exemplo, princípios contábeis, requisitos departamentais, regras e regulamentos departamentais e corporativos) e ao analisar transações (por exemplo, compras) * Habilidades de comunicação oral e escrita para interpretar e aplicar políticas e procedimentos e resolver problemas * Grande atenção aos detalhes * Alto nível de proficiência em informática e habilidades computacionais. **O QUE OFERECEMOS** ----------------- Valorizamos a diversidade. Atuamos em 200 países e falamos 60 línguas e culturas diferentes. Temos grande orgulho de nosso ambiente inclusivo. Nossos escritórios são espaços confortáveis e divertidos para trabalhar, e garantimos também que você possa trabalhar remotamente. Descubra como é fazer parte da nossa equipe e dê um passo rumo à melhor versão da sua vida. **Semana Flexível**: Trabalhe remotamente até 2 dias por semana (dependendo das necessidades da sua equipe) * **Dia Flexível**: Adapte sua jornada de trabalho à sua rotina e planos. **Localização Flexível**: Trabalhe até 30 dias por ano de qualquer local do mundo. **Bem-estar do Funcionário**: Contamos com o Programa de Assistência ao Empregado (PAE), disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana e 365 dias por ano, para você e seus dependentes. Também oferecemos o Champion Health — uma plataforma personalizada que apoia diversas necessidades de bem-estar. **Desenvolvimento Profissional**: Na SITA, acreditamos que o crescimento impulsiona a inovação. Nosso ecossistema de aprendizagem oferece acesso a plataformas e programas de classe mundial projetados para ajudá-lo a prosperar. Desde o LinkedIn Learning, a Iniciativa de Habilidades Empresariais da Microsoft e o Conselho Internacional de Aeroportos — disponíveis a todos os funcionários — até soluções especializadas como o Pluralsight para atualização de competências tecnológicas, a Harvard Business Publishing para liderança de pessoas, a Universidade Stanford para desenvolvimento estratégico e muitas outras, alinhamos as oportunidades de aprendizagem ao seu Plano de Desenvolvimento e às prioridades comerciais da empresa. Seu percurso de desenvolvimento é apoiado em cada etapa. **Benefícios Competitivos**: Benefícios competitivos, adaptados tanto ao seu mercado local quanto à sua condição de empregado. A SITA é uma Empresa que Pratica Igualdade de Oportunidades. Valorizamos uma força de trabalho diversa. Em apoio ao nosso Programa de Equidade no Emprego, incentivamos mulheres, povos indígenas, membros de minorias visíveis e/ou pessoas com deficiência a se candidatarem e a se autoidentificarem no processo de inscrição.