Assistente Executivo Remoto Associado – Operações e Gestão de Projetos

Descrição

Resumo: A FreedUp está buscando um Assistente Executivo Associado altamente proativo e atento a detalhes para apoiar o Fundador e CEO de uma organização em rápido crescimento, orientada por sistemas. Pontos de destaque: 1. Apoiar o Fundador e CEO de uma organização em rápido crescimento, orientada por sistemas 2. Estabilizar e dimensionar as operações diárias do CEO como uma "memória funcional" 3. Assumir a responsabilidade pelos principais processos operacionais e gerenciar os sistemas de comunicação A FreedUp está buscando um **Assistente Executivo Associado (EA)** altamente proativo e atento a detalhes para apoiar o Fundador \& CEO de uma organização em rápido crescimento, orientada por sistemas. Este cargo é ideal para alguém que se destaca em estrutura, responsabilidade e clareza — e que possa atuar como uma verdadeira extensão do executivo, transformando complexidade em execução calma e repetível. Somos uma equipe de alto desempenho construída em torno de propriedade, capacidade de resposta e melhoria contínua. O Assistente Executivo desempenhará um papel crítico na estabilização e no dimensionamento das operações diárias do CEO, atuando como sua "memória funcional", melhorando a qualidade da comunicação escrita e garantindo que nada passe despercebido. Este cargo vai além do suporte administrativo tradicional. Você assumirá a responsabilidade pelos principais processos operacionais, gerenciará os sistemas de comunicação, coordenará canais de recrutamento e ajudará a implementar ferramentas e SOPs (Procedimentos Operacionais Padrão) que reduzam a carga cognitiva do CEO e da equipe de liderança. Trata-se de uma posição **integral e remota**, exigindo excelentes habilidades de comunicação escrita, forte capacidade de acompanhamento, conforto com informações sensíveis e a habilidade de gerenciar proativamente tanto tarefas profissionais quanto pessoais limitadas. **Localização:** Totalmente remota — Brasil **Tipo de vaga:** Integral **Salário:** US$ 1.000 a US$ 1.800 por mês (conforme experiência) **Requisitos** * 3 ou mais anos de experiência apoiando executivos seniores como EA, Coordenador de Operações ou função semelhante. * Habilidades excepcionais de comunicação escrita — deve escrever melhor do que o executivo. * Capacidade comprovada de **seguir e replicar formatos estruturados** * Fortes habilidades organizacionais e de execução * Conforto em atuar como um "sistema de memória" para um CEO em constante movimento. * Forte instinto organizacional e capacidade de acompanhamento. * Bom entendimento da **cultura empresarial e do estilo de comunicação norte-americanos** * Capacidade de trabalhar com sistemas e SOPs (Procedimentos Operacionais Padrão) * Capacidade de antecipar necessidades e fornecer assistência baseada em contexto * Capacidade de lidar com informações confidenciais e sensíveis de forma responsável. * Conforto com tecnologia e adaptabilidade a sistemas e ferramentas em constante evolução. * Desenvolve-se bem em ambientes de alta responsabilidade e alta clareza. * **Requisitos técnicos:** Conexão de internet de alta velocidade confiável e configuração moderna de escritório em casa. **Principais responsabilidades****Gestão de e-mails e comunicação** * Triagem de e-mails duas vezes ao dia (manhã e tarde) * Redação, edição e gerenciamento de e-mails no tom e estilo do fundador * Garantir que toda comunicação siga **formatos claros e repetíveis, com altos padrões** * Coordenação da comunicação com clientes, mantendo profissionalismo e precisão * Organização dos e-mails em quatro pastas: "Ações Necessárias", "Ler Mais Tarde", "Se Interessado" e "Acompanhar" * Revisão ortográfica e edição de todas as comunicações enviadas para melhorar clareza e precisão. **Coordenação de reuniões e calendário** * Atuar como guardião do calendário do executivo * Gerenciar agendamentos complexos entre reuniões com clientes e internas * Coordenar logística, incluindo **arranjos confidenciais de reuniões** * Priorizar reuniões de alto valor e otimizar o fluxo do calendário * Implementar e proteger o modelo ideal semanal de calendário do executivo, com blocos de tempo reservados para trabalho profundo * Garantir que o cronograma do executivo adira ao seu modelo aproximadamente 70\-80% do tempo * Considerar o tempo presencial do executivo no escritório (2\-3 dias por semana em Seattle) **Gestão de CRM e integridade dos dados** * Manter um sistema de CRM **limpo, preciso e totalmente atualizado** * Garantir que todos os registros incluam: * + Dados completos de contato + Formatação e estrutura adequadas + Hyperlinks e anotações corretas * Melhorar continuamente a organização do CRM para usabilidade e eficiência **Delegação e rastreamento de tarefas:** * Consolidar informações sobre seguros * Organizar documentos pessoais e registros digitais * Criar formulários de consentimento para consultas médicas * Liderar **reuniões semanais de acompanhamento** para revisar o progresso e refinar processos * Acompanhar a conclusão das tarefas e garantir ciclos claros de comunicação * Identificar proativamente ineficiências e propor melhorias * Gerenciar tarefas administrativas pessoais pendentes * Consolidar e fazer backup seguro de arquivos pessoais digitais importantes * Manter pastas digitais organizadas para registros pessoais **Gestão de dados e arquivos** * Consolidar e fazer backup seguro de arquivos pessoais digitais importantes * Organizar documentos pessoais (cartões de seguro, testamentos, procurações, etc.) * Manter pastas digitais organizadas para registros pessoais * Documentar e desenvolver **procedimentos operacionais padrão (SOPs)** desde o primeiro dia * Transformar tarefas recorrentes em **processos escaláveis e repetíveis** * Refinar continuamente fluxos de trabalho com base em feedback e desempenho **Sistemas e ferramentas** * Comunicar-se diariamente via Slack com atualizações estruturadas. * BuilderTrend (software de construção com recursos de CRM e pipeline de vendas) * Auxiliar na expansão do uso do Notion para SOPs, documentação e um CRM leve. * Programas: Monograph, smartsheet, Buildertrend * Gemini (recentemente utilizado para anotações) * Fathom (anteriormente utilizado para anotações) * Fireflies (gravação e transcrição de reuniões **Benefícios** * Experiência internacional * Oportunidade de trabalhar remotamente de qualquer lugar * Ambiente de equipe colaborativo e de apoio * Oportunidades de aprendizado e desenvolvimento * Bônus potenciais por desempenho * Licença remunerada (PTO) * Plano de saúde (HMO) após 3 meses