Assistente Administrativo

Descrição

Resumo da Vaga: A Assistente Administrativa é responsável por diversas atividades operacionais e de comunicação, incluindo atendimento a e-mails, elaboração de propostas, gestão de ocorrências e cotações, além de apoiar na implantação de clientes e controles administrativos, garantindo o bom andamento dos serviços. Principais Destaques: 1. Gestão operacional de e-mails, propostas e atendimento ao cliente 2. Elaboração de comunicados e planilhas de cotação 3. Apoio em implantação de clientes e controles administrativos **ATRIBUIÇÕES DO CARGO – ASSISTENTE ADMINISTRATIVA** Compete à Assistente Administrativa, observadas as normas internas da empresa e a legislação trabalhista vigente, as seguintes atividades: * **Atendimento de e\-mails** * Responder aos e\-mails recebidos, utilizando modelos de resposta padrão e, quando necessário, realizando os devidos ajustes conforme orientação do gestor responsável. * **Elaboração de propostas comerciais** * Elaborar propostas comerciais de acordo com o modelo padronizado da empresa, utilizando texto padrão de e\-mail e consultando previamente os valores a serem propostos junto ao gestor ou setor responsável. * **Atendimento às ocorrências via aplicativo VDS** * Responder às ocorrências registradas pelos condôminos (clientes) no aplicativo VDS, dentro do prazo estabelecido em contrato (24 horas úteis), utilizando respostas padrão ou consultando o gestor responsável nos casos específicos que exijam análise diferenciada. * **Realização de cotações** * Realizar cotações para serviços e/ou aquisições solicitadas, priorizando empresas homologadas e, na ausência destas, efetuando novas consultas conforme orientação recebida da gestão. * **Elaboração de planilhas de cotação** * Elaborar planilhas de cotação com base em modelo existente, descrevendo o escopo de forma detalhada, comparando e equalizando as propostas recebidas. * **Comunicações em monitores e elevadores** * Elaborar comunicados semanais para divulgação em monitores de mídia (eletromídia) e/ou elevadores, observando os padrões de layout e linguagem definidos pela empresa. * **Comunicações aos condôminos** * Elaborar e encaminhar comunicados aos condôminos por meio dos canais definidos (e\-mail, aplicativo, avisos físicos, entre outros), de acordo com a solicitação do gestor, utilizando, sempre que aplicável, o apoio de ferramentas de Inteligência Artificial para conferência e ajustes de texto. * **Atendimento telefônico e presencial** * Realizar atendimento telefônico e, quando houver demanda, atendimento presencial, prestando informações dentro de sua área de atuação ou direcionando ao responsável competente. * **Gestão do aplicativo VDS** * Gestão operacional do aplicativo VDS, assegurando o correto registro, acompanhamento e retorno das demandas dos condôminos, bem como a atualização de informações quando necessário, assim, como gerenciamento das informações; * **Implantação de novos clientes** * Implantação de novos clientes, solicitando e organizando a documentação pertinente, assegurando o arquivamento adequado de todos os documentos inerentes, incluindo contrato devidamente assinado e demais anexos necessários. * **Encaminhamento e acompanhamento de notas fiscais** * Encaminhar e acompanhar o envio de Notas Fiscais às administradoras, com o objetivo de viabilizar a efetivação dos pagamentos pelos condomínios clientes. * **Emissão de Nota Fiscal (quando solicitado)** * Realizar a emissão de Nota Fiscal, quando solicitado e de acordo com os procedimentos internos definidos pela empresa. * **Controles administrativos e demandas gerais** * Executar controles diversos (planilhas, registros e arquivos) e demais atividades administrativas correlatas, necessárias ao bom andamento dos serviços e inerentes à função de Assistente Administrativa. Habilidades necessárias: **1\. Habilidades técnicas (hard skills)** * Domínio de e\-mail profissional (usando respostas padronizadas, linguagem formal e registro de atendimentos). * Boa redação para elaboração de comunicados, propostas comerciais e respostas a ocorrências. * Uso de ferramentas de escritório: * Editor de texto e planilhas (Word/Excel ou similares) para propostas, planilhas de cotação e controles. * Facilidade em navegação em sistemas e aplicativos * Noções de: * Rotinas administrativas (arquivo, organização de documentos, controle de notas fiscais). * Processo de cotação (pesquisa de fornecedores, comparação de propostas, preenchimento de planilhas). * Capacidade de utilizar ferramentas de Inteligência Artificial como apoio para revisão e padronização de textos (sempre com senso crítico). **2\. Habilidades de atendimento e comunicação** * Comunicação clara, objetiva e cordial (por e\-mail, telefone, aplicativo e, quando necessário, presencialmente). * Capacidade de ouvir, entender a demanda do cliente (condômino, síndico, administradora) e encaminhar corretamente. * Postura profissional em situações de reclamações, conflitos ou urgências, mantendo calma e educação. **3\. Habilidades organizacionais e de execução** * Organização para lidar com vários atendimentos, prazos contratuais e tarefas simultâneas. * Gestão de tempo e prioridades, evitando atrasos em respostas, cotações e envios de documentos. * Atenção a detalhes na análise de propostas, documentos e contratos, reduzindo erros e retrabalho. * Capacidade de seguir procedimentos, modelos e padrões definidos pela empresa (templates, fluxos, prazos). * Pró\-atividade **4\. Habilidades de relacionamento e trabalho em equipe** * Facilidade de relacionamento com gestores e colegas de diferentes áreas (administrativo, operacional, financeiro). * Disposição para pedir orientação quando a situação fugir da sua alçada, principalmente em casos específicos de ocorrências. * Colaboração na implantação de novos clientes, na organização de documentos e no alinhamento com gestores. **5\. Habilidades cognitivas e comportamentais** * Raciocínio lógico para comparar cotações, equalizar propostas e entender demandas dos condomínios. * Proatividade para antecipar\-se a problemas simples (lembrar prazos, conferir dados, fazer follow\-up de NF, etc.). * Disciplina para manter registros atualizados (planilhas, controles, histórico no aplicativo). * Discrição e sigilo com informações de clientes, contratos e dados internos da empresa. Tipo de vaga: Tempo integral, Efetivo CLT Pagamento: R$2\.100,00 \- R$3\.200,00 por mês Benefícios: * Vale\-transporte Local do trabalho: Presencial