Gerente de Estúdio - A304

Descrição

Resumo: Nosso cliente está buscando um Gerente de Estúdio altamente organizado para atuar como a espinha dorsal operacional do negócio, com foco na coordenação de projetos, comunicação com fornecedores e supervisão administrativa. Pontos de destaque: 1. Oportunidade de trabalhar com os 1% melhores candidatos e startups líderes 2. Foco no crescimento, desafio e carreiras significativas a longo prazo 3. Colaborar com uma equipe de design enxuta e altamente colaborativa **Setor** Design \& Arquitetura Modalidade de trabalho Totalmente remoto Tipo de vaga Tempo integral \| Prestador de serviços independente Horário de trabalho Segunda a sexta-feira — das 9:00 às 18:00 (horário de Nova York, com leve flexibilidade nas margens) **Localizações:** * **LATAM:** México, Colômbia, Brasil, Argentina, Chile **Sobre a Pearl Talent** A Pearl trabalha com os 1% melhores candidatos de todo o mundo e os conecta às melhores startups dos EUA e da UE. Nossos clientes arrecadaram mais de US$ 5 bilhões no total e contam com o apoio de empresas como OpenAI, a16z e Founders Fund. Eles buscam os candidatos mais talentosos e ambiciosos, com os quais possam colaborar e promover consistentemente ao longo de muitos anos. Candidatos contratados por nós já foram levados aos EUA e à UE para trabalhar com seus clientes e até promovidos a cargos equivalentes aos de profissionais locais nos EUA. *Saiba por que existimos, em que acreditamos e para quem estamos construindo:* ASSISTA AQUI Por que trabalhar conosco? Na Pearl, não somos apenas outra empresa de recrutamento — conectamos você a oportunidades excepcionais de trabalhar ao lado de fundadores visionários dos EUA e da UE. Nosso foco é colocá-lo em posições onde você possa crescer, ser desafiado e construir carreiras significativas a longo prazo. Sobre a empresa Nosso cliente é um estúdio de design boutique que gerencia simultaneamente múltiplos projetos residenciais e comerciais. A empresa opera com uma equipe enxuta e altamente colaborativa e mantém parcerias próximas com fornecedores, empreiteiros e equipes de administração de edifícios para entregar resultados de design de alta qualidade. Seu ambiente de trabalho valoriza organização, confiabilidade e forte coordenação para garantir que os projetos avancem sem interrupções, desde o planejamento até a conclusão. Visão geral da vaga Nosso cliente está buscando um Gerente de Estúdio altamente organizado para atuar como a espinha dorsal operacional do negócio. Essa função concentra-se na coordenação de projetos, comunicação com fornecedores, gestão de documentação e supervisão administrativa em múltiplos projetos ativos. O Gerente de Estúdio trabalhará remotamente, colaborando de perto com a equipe interna de design, fornecedores externos e escritórios de administração de edifícios. A função exige grande atenção aos detalhes e capacidade de gerenciar múltiplas tarefas simultâneas em 5–8 projetos em andamento. Esta não é uma função voltada para design. Em vez disso, centra-se na coordenação operacional que garante que a logística dos projetos, documentação, cronogramas e aprovações permaneçam organizados e dentro do prazo. O candidato ideal prospera em ambientes estruturados, destaca-se na gestão de fluxos de trabalho intensivos em documentação e mantém um excelente acompanhamento junto a múltiplas partes interessadas. Seu impacto Nesta função, você ajudará a garantir que os projetos de design sejam executados sem problemas nos bastidores, coordenando a documentação dos fornecedores, as aprovações dos edifícios, a logística de agendamento e os fluxos de trabalho operacionais. Seu trabalho apoiará diretamente a eficiência dos projetos ao manter a documentação organizada, garantir a conformidade dos fornecedores com os requisitos dos edifícios e auxiliar a equipe no gerenciamento simultâneo de múltiplos projetos. Você simplificará a comunicação entre designers, fornecedores e administrações de edifícios, assegurando que aprovações, documentação e agendamentos permaneçam alinhados. Ao manter registros organizados e processos de coordenação consistentes, você contribuirá para uma execução mais fluida dos projetos, maior eficiência operacional e colaboração mais forte entre parceiros internos e externos. Principais responsabilidades***Coordenação com fornecedores e edifícios – 35%*** * Contatar escritórios de administração de edifícios para obter os requisitos do Certificado de Seguro (COI). * Coordenar com fornecedores para garantir que a documentação de seguro seja enviada corretamente e aprovada. * Facilitar a troca de documentos entre fornecedores e administrações de edifícios. * Confirmar que as aprovações de trabalho, janelas de agendamento e permissões de acesso estejam adequadamente coordenadas. * Manter registros organizados das comunicações com fornecedores e administrações de edifícios. **Supervisão de cobrança e documentação – 25%** * Monitorar comunicações por e-mail relacionadas a compras e serviços aprovados. * Garantir que faturas, cobranças e cobranças de fornecedores sejam registradas adequadamente para os ciclos mensais de faturamento. * Manter um controle organizado dos pagamentos aos fornecedores e da documentação de suporte. * Apoiar o contador garantindo que a documentação financeira esteja completa e organizada. ***Agendamento e coordenação da equipe – 20%*** * Coordenar calendários da equipe e agendar reuniões internas conforme necessário. * Auxiliar os designers na organização de cronogramas de projetos e agendamentos logísticos. * Coordenar a comunicação entre membros da equipe interna, fornecedores e contatos de administração de edifícios. * Garantir que a comunicação dos projetos permaneça organizada em múltiplos projetos ativos. ***Operações administrativas e de escritório – 15%*** * Preencher formulários de solicitação de acordos de alteração e decoração. * Contatar escritórios de administração de edifícios para obter as aprovações necessárias. * Gerenciar pedidos de materiais de escritório e logística administrativa. * Manter sistemas organizados de documentos nas plataformas Google e Microsoft. * Apoiar tarefas administrativas pontuais conforme necessário. ***Fluxo de trabalho e rastreamento de projetos – 5%*** * Apoiar a coordenação simultânea de 5–8 projetos ativos. * Rastrear documentação de projetos, aprovações e coordenação com fornecedores. Garantir que os fluxos de trabalho permaneçam organizados e que os cronogramas sejam cumpridos. * **Requisitos** Obrigatórios (exigidos)* 3+ anos de experiência em funções de coordenação operacional, coordenação de projetos ou operações administrativas. * Experiência em ambientes intensivos em coordenação, como construção civil, arquitetura, escritórios de design ou setores similares. * Experiência no tratamento de documentação e formulários relacionados a processos de edifícios ou fluxos de trabalho operacionais. * Grande experiência na coordenação com fornecedores e no gerenciamento de comunicações relacionadas à logística. * Capacidade comprovada de gerenciar múltiplos projetos e partes interessadas simultaneamente. * Excelentes habilidades em planilhas e gestão de documentação. * Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal em inglês. * Habilidades excepcionais de organização, com grande atenção aos detalhes e senso de conclusão. * Capacidade de trabalhar consistentemente durante o horário comercial de Nova York. Desejáveis (preferenciais)* Experiência em empresas de construção civil, arquitetura ou design de interiores. * Proficiência em espanhol. * Proficiência em português. * Experiência na coordenação com escritórios de administração de edifícios. Proficiência em ferramentasObrigatórios (exigidos)* Google Workspace (Docs, Sheets, Gmail) * Microsoft Office (Word, Excel) * Planilhas para documentação e rastreamento de fornecedores * Sistemas de gerenciamento de e-mail Desejáveis (preferenciais)* Ferramentas de coordenação de projetos ou rastreamento de fluxos de trabalho **Benefícios** * **Salário competitivo:** Baseado em experiência e habilidades * **Trabalho remoto:** Totalmente remoto — trabalhe de qualquer lugar * **Bônus por desempenho:** Baseado na precisão dos dados, pontualidade nos relatórios e eficiência geral nas vendas * **Incentivos para a equipe:** Reconhecimento por manter 100% de higiene no CRM e relatórios entregues no prazo * **Férias remuneradas generosas:** De acordo com a política da empresa * **Cobertura de saúde para talentos filipinos:** Cobertura de plano de saúde (HMO) após 3 meses para funcionários em regime de tempo integral * **Mentoria direta:** Orientação de especialistas internacionais do setor * **Aprendizado e desenvolvimento:** Acesso contínuo a recursos para crescimento profissional * **Rede de contatos global:** Conecte-se com profissionais de todo o mundo **Nosso processo de recrutamento*** Inscrição * Triagem * Avaliação de habilidades * Entrevista de alto nível * Entrevista com o cliente * Oferta de emprego * Integração com o cliente **Pronto para se juntar a nós?** Se esta vaga está alinhada com suas habilidades e objetivos, candidate-se agora para dar o próximo passo em sua jornada com a Pearl.