RECEPCINSTA - SOROCABA/SP

Descrição

Resumo da Vaga: Profissional responsável por executar tarefas administrativas, operacionais e de comunicação, garantindo o bom funcionamento e organização do ambiente de trabalho. Principais Destaques: 1. Comunicação e atendimento telefônico (interno e externo) 2. Organização e arquivo de documentos, processos e correspondências 3. Suporte administrativo e uso de sistemas (Word, Excel) * Comunicar imediatamente o superior quaisquer anormalidades verificadas, inclusive de ordem funcional, para que sejam adotadas as providências de regularização necessárias; * Operar máquinas simples de reprodução de documentos, computadores e telefones; * Protocolar processos e documentos na unidade, registrando a entrada, a saída e as movimentações, encaminhando os mesmos aos funcionários competentes; * Atender as chamadas telefônicas internas e externas, anotando e retransmitindo mensagens e recados recebidos aos funcionários do Contratante, bem como ligações aos ramais e unidades solicitados; * Realizar, esporadicamente, atividade fora da sede, de modo exemplificativo, encaminhar correspondência aos Correios, realizar atividade na unidade de arquivo, entre outras, sempre sob a orientação da área responsável e mediante comunicado; * Registrar e controlar diariamente as ocorrências do posto em que estiver prestando seus serviços; * Manter\-se no posto fixado, sendo que, excepcionalmente, poderá realizar atividade externa, não devendo se afastar de seus afazeres; * Proibir a utilização do posto para guarda de objetos estranhos ao local, assim como de bens particulares de empregados ou de terceiros; * Comunicar ao responsável competente a presença de aglomerações de pessoas junto ao posto; * Repassar para o(s) recepcionista(s) que está(ão) assumindo o posto, quando da rendição, todas as orientações recebidas e em vigor, bem como eventual anomalia observada; * Organizar as informações e planejar o trabalho do cotidiano; * Executar trabalhos de digitação em microcomputador, utilizando sistemas tais como Word e Excel; * Preparar expedientes sobre assuntos simples e movimentar processos seguindo normas preestabelecidas; * Preparar apresentações para reuniões e palestras; * Atender ao público externo, identificando as suas necessidades e realizando o seu encaminhamento às salas de espera, salas de atendimento ou salas de reunião; * Entregar formulários e documentos a interessados; * Organizar, atualizar e arquivar documentos; * Receber e expedir volumes, correspondências e outros expedientes; * Auxiliar nos trabalhos de classificação, codificação e catalogação de papéis e documentos; * Arquivar processos, documentos e papéis em geral; * Requisitar e distribuir materiais de consumo, registrando sua movimentação; * Preparar agenda de compromissos, solicitar a aquisição de passagens aéreas e reservas em hotéis; * Efetuar, conforme o caso, solicitações de veículos para uso dos funcionários da unidade ou manter o adequado controle acerca da utilização dos veículos da unidade, consolidando e encaminhando os relatórios periódicos pertinentes; * Apontar e/ou administrar consertos necessários à conservação de bens e instalações; * Realizar entrada e transmissão de dados em sistemas informatizados específicos; * Manter sigilo das informações obtidas em razão da função exercida; Tipo de vaga: Efetivo CLT Benefícios: * Assistência médica * Assistência odontológica * Cesta básica * Vale\-refeição * Vale\-transporte