Secretária(o) Executiva(o) - Assistente Administativo(a)

Descrição

Resumo da Vaga: Buscamos Assistente Administrativo(a) - Secretária Executiva(o) para suporte operacional e estratégico, ponte entre rotinas administrativas e advogados. Principais Destaques: 1. Pilar de suporte operacional e estratégico do escritório. 2. Suporte direto a sócios, advogados e equipe administrativa. 3. Alta capacidade de organização e planejamento. Vaga para Secretária(o) Executiva(o) \- Assistente Administrativo(a) Descrição Estamos em busca de um Assistente Administrativo(a) \- Secretária Executiva(o) com alta capacidade de organização para ser o pilar de suporte operacional e estratégico do nosso escritório. Será a ponte fundamental entre as rotinas administrativas e o suporte direto aos sócios e advogados. Responsabilidades * Prestar suporte administrativo aos sócios, advogados e à equipe administrativa, incluindo **organização de agendas, salas de reunião, gestão de documentação e preparação de materiais de apoio.** * **Atendimento telefônico e recepção** de visitantes e clientes * Fazer controle dos **arquivos e documentos** de forma organizada e acessível * Garantir a funcionalidade das áreas comuns, administrando a **compra e o estoque de materiais de escritório, insumos, equipamentos de TI**, etc. * Gerenciar e monitorar a **reserva de todas as salas de reunião**, assegurando a disponibilidade, organização e funcionalidade dos espaços (recursos, funcionamento de equipamentos) * Suporte para a realização de **eventos internos e externos**, como contado com fornmecedores, materiais e organização do local. * Prestar suporte direto às **rotinas das equipes administrativas como RH, Financeiro(contas a pagar, receber, reembolsos) e marketing e jurídica**, auxiliando na organização de documentos e processos. * Suporte à equipe de facilities * Suporte em auditorias trabalhista, auxiliando na organização da documentação e preparação de materiais. * **Alimentação de sistemas** de gestão (tanto de clientes quanto internos) para assegurar o registro e o acompanhamento preciso de todas as interações e prazos. Formação * Graduação completa ou cursando (a partir do 5º período), incluindo tecnólogo, em áreas como Secretariado Executivo, Administação ou áreas correlatas. Requisitos * Atuação em rotinas como assistente administrativo(a) ou secretária excecutiva. * Conhecimento em rotinas de auditoriass * Conhecimentos em ferramentas de gestão de agendas * Domínio em pacote Office, especialmente Excel e Power Point. * Diferencial: Suporte à organização de documentos para auditorias trabalhistas. Competências e Habilidades * Excelente comunicação verbal e escrita * Organização e Planejamento: Capacidade de manter alto nível de organização em múltiplas frentes * Dinamismo e Agilidade: Rapidez e proatividade na execução de tarefas e na resolução de problemas operacionais * Senso de Prioridade: Habilidade para planejar o tempo, cumprir prazos e saber o que priorizar em um ambiente dinâmico