Secretária Executiva

Descrição

Resumo da Vaga: Suportar executivamente a alta liderança, garantindo organização, agilidade e eficiência na gestão de agendas, comunicações, reuniões e atividades administrativas. Principais Destaques: 1. Suporte executivo à alta liderança 2. Gestão de agenda, comunicações e eventos 3. Tratamento de informações estratégicas com sigilo A Kalendae atua desde 2005 no mercado brasileiro, oferecendo serviços de co\-sourcing e consultoria, além de desenvolvimento de aplicações, segurança da informação, consultoria em serviços de infraestrutura on premise e em cloud e capacitação em gerenciamento de serviços de TI e Negócios. Buscamos evolução contínua em nossos serviços voltada à satisfação de nossos clientes e realização de nossos colaboradores. Requisitos: **Objetivo da posição** Prestar suporte executivo à alta liderança da empresa, garantindo organização, agilidade e eficiência na gestão da agenda, comunicações, reuniões e atividades administrativas. Atuar como facilitadora entre diretoria, áreas internas, parceiros estratégicos, fornecedores e órgãos externos, assegurando confidencialidade, excelência operacional e alinhamento com as necessidades de um ambiente altamente regulado e dinâmico. **Principais Responsabilidades** Suporte Executivo * Gerenciar a agenda da Diretoria Executiva, organizando reuniões, compromissos, viagens e eventos. * Priorizar demandas e administrar conflitos de agenda. * Organizar reuniões presenciais e virtuais, preparando pautas, materiais e atas. * Acompanhar pendências e garantir o follow\-up das decisões da diretoria. * Apoiar na organização das rotinas diárias dos executivos. Comunicação Executiva * Recepcionar parceiros, investidores, fornecedores e visitantes. * Organizar comunicações institucionais quando solicitado. * Garantir fluxo eficiente de informações entre as áreas. * Organização de Reuniões e Eventos * Planejar reuniões de diretoria, conselho e comitês. * Reservar salas, organizar infraestrutura e acompanhar cronogramas. * Elaborar atas e registrar decisões e planos de ação. * Apoiar na organização de eventos corporativos, visitas institucionais e convenções. Gestão de Viagens * Organizar viagens nacionais e internacionais. * Realizar reservas de passagens, hospedagens e transportes. * Controlar prestação de contas e reembolsos. * Elaborar roteiros e agendas executivas. Governança e Confidencialidade * Tratar informações estratégicas com absoluto sigilo. **Competências Técnicas Essenciais** Gestão Executiva * Gestão de agenda executiva. * Organização de reuniões e eventos corporativos. * Gestão de viagens nacionais e internacionais. * Elaboração de atas executivas. * Administração de documentos confidenciais. Ferramentas * Microsoft Office (Excel, Word e PowerPoint) –Intermediario * Google Workspace. * Microsoft Teams, Zoom e Google Meet. * Ferramentas de gestão de tarefas e projetos (Asana, Trello, Monday ou similares). Comunicação * Redação empresarial. * Comunicação executiva. * Produção de apresentações corporativas. * Organização de relatórios. **Idiomas** * Inglês avançado * Espanhol será considerado diferencial.