Assistente Administrativo de Gerência Executiva

Descrição

Resumo da Vaga: Profissional responsável por executar atividades de secretariado e suporte administrativo em gerência executiva, contribuindo para o funcionamento organizacional. Principais Destaques: 1. Suporte administrativo essencial à gerência executiva e outras áreas 2. Gestão de agenda, documentos, contratos e viagens 3. Apoio na elaboração de documentos e organização de eventos Nome do Anúncio Assistente Administrativo de Gerência Executiva Local de Trabalho Recife Descrição da Vaga O profissional será responsável por executar as atividades de secretariado em sua gerência executiva de atuação, com o objetivo de dar suporte administrativo, bem como contribuir com o funcionamento organizacional da gerência executiva e das demais gerências da DOP da localidade Recife. Formação Acadêmica Superior completo em Secretariado Executivo/Administração. 1º conhecimento Office 365 Avançado (Habilidade em Excel e Power Point) Gestão documental / Contratos Controle de agenda, reuniões, viagens, pagamentos, arquivamento. 2º conhecimento Setor Elétrico Sistemas Corporativos SharePoint Power BI 3º conhecimento Inglês \- Nível Intermediário (desejável) Responsabilidade do Cargo 1\. Contribuir com a administração da agenda do gerente executivo e da área por meio da marcação, organização e controle das reuniões e compromissos; 2\. Atender aos clientes internos e/ou externos por meio da realização de contatos e encaminhamento aos responsáveis pelo assunto; 3\. Realizar o controle documental, protocolando, arquivando, despachando para os respectivos responsáveis e acompanhando a sua tramitação; 4\. Facilitar a localização dos contratos bem como o pagamento nos marcos contratuais através do registro, manutenção, organização dos arquivos e controle do termo de aceite, além de receber e organizar os documentos para auditorias; 5\. Apoiar a área e as demais gerências da DOP na localidade de Recife na execução das atividades administrativas relacionadas a viagens mediante a realização de cotação, solicitação de passagens aéreas / hospedagem, adiantamento de viagens e prestação de contas; 6\. Providenciar o suprimento de material utilizado pela área e pelas demais gerências da DOP na localidade de Recife através da solicitação de ordens de compra e requisição de material, além de controle do estoque (entrada e saída); 7\. Contribuir com o alcance da meta orçamentária da área por meio do acompanhamento e controle das despesas da área, bem como apoiar o gestor na elaboração da peça orçamentária para os ciclos vindouros 8\. Apoiar na elaboração de documentos internos e externos por meio da digitação, diagramação, formatação e organização desses, além do recebimento e arquivamento de correspondência via sistemas corporativos; 9\. Apoiar na realização e organização de eventos da área por meio da viabilização da infraestrutura, logística, convites, e material necessário ao evento. 10\. Efetuar a contabilização dos treinamentos realizados pelos colaboradores e gestores da DOP para fins de apuração dos indicadores de treinamentos do Sistema de Gestão da Qualidade. 11\. Acompanhamento de execução de Projetos apoiando nos registros e organização. Características Comportamentais Colaboração Foco nos Resultados Inspira Confiança Relacionamento Interpessoal Proatividade Adaptabilidade Comunicação Eficiente Inovação Entendimento Organizacional Gerenciamento da complexidade Orientação para a Ação Otimização de processos Resiliência