Assistente administrativo operacional

Descrição

Resumo da Vaga: Executar atividades administrativas e operacionais de apoio, contribuindo para a organização dos processos, controle de informações e suporte logístico. Principais Destaques: 1. Apoio administrativo e operacional essencial para Banco de Alimentos. 2. Oportunidade de atuar na gestão de informações e relacionamento institucional. 3. Colaborar para a conformidade e qualidade dos processos internos. Assistente Administrativo/Operacional Objetivo do Cargo Executar atividades administrativas e operacionais de apoio ao Banco de Alimentos, contribuindo para a organização dos processos, controle de informações, atendimento aos parceiros e instituições beneficiárias, gestão documental e suporte às operações logísticas, assegurando a conformidade com os procedimentos internos e as diretrizes de segurança alimentar e nutricional. Principais Responsabilidades 1\. Apoio Administrativo * Organizar e manter atualizados arquivos físicos e digitais. * Realizar controle e gestão de documentos institucionais. * Elaborar ofícios, comunicados, atas e relatórios administrativos. * Apoiar processos de compras, solicitações de materiais e controle de fornecedores. * Auxiliar na organização de agendas, reuniões e eventos institucionais. * Controlar recebimento, envio e protocolo de documentos. 2\. Gestão de Cadastros e Informações * Realizar e atualizar cadastros de instituições beneficiárias, parceiros e doadores. * Manter bases de dados atualizadas e organizadas. * Consolidar informações operacionais para relatórios e prestação de contas. * Apoiar a geração de indicadores relacionados às atividades do Banco de Alimentos. * Garantir a confiabilidade e integridade dos registros administrativos e operacionais. 3\. Apoio à Operação do Banco de Alimentos * Apoiar o registro de entradas e saídas de alimentos nos sistemas e controles internos. * Apoiar o controle documental de recebimento, distribuição e movimentação de alimentos. * Emitir listas, planilhas e relatórios operacionais. * Auxiliar na programação das entregas e coletas, conforme orientação da equipe logística. * Acompanhar o fluxo de documentação relacionado às atividades operacionais. 4\. Atendimento e Relacionamento Institucional * Prestar informações sobre procedimentos, cronogramas e atividades do Banco de Alimentos. * Apoiar processos de credenciamento, atualização cadastral e acompanhamento das instituições atendidas. * Encaminhar demandas aos setores responsáveis e acompanhar sua resolução. 5\. Controle de Estoque Administrativo e Patrimonial * Controlar materiais de escritório, limpeza e consumo interno. * Auxiliar no controle e inventário de bens patrimoniais. * Solicitar reposição de materiais conforme necessidade. * Apoiar registros de manutenção de equipamentos e infraestrutura. 6\. Apoio à Prestação de Contas e Monitoramento * Organizar documentos comprobatórios para auditorias e prestações de contas. * Auxiliar na coleta e consolidação de dados para relatórios gerenciais e institucionais. * Apoiar o acompanhamento de metas e indicadores operacionais. * Colaborar com processos de monitoramento de projetos e convênios. 7\. Conformidade e Qualidade * Zelar pelo cumprimento dos procedimentos administrativos internos. * Apoiar a manutenção e atualização de documentos obrigatórios. * Garantir a adequada guarda e organização de registros institucionais. * Colaborar com auditorias, inspeções e processos de avaliação institucional. * Contribuir para a melhoria contínua dos processos administrativos e operacionais. Requisitos Desejáveis Formação * Ensino Médio completo. * Desejável curso técnico ou graduação em andamento em Administração, Logística, Gestão Pública, Processos Gerenciais ou áreas correlatas. Conhecimentos Técnicos * Rotinas administrativas. * Controle documental e arquivamento. * Elaboração de relatórios e planilhas. * Pacote Office (Excel, Word e PowerPoint). * Sistemas de gestão administrativa e controle de estoque. * Noções de logística e gestão de processos. * Desejável conhecimento sobre segurança alimentar e políticas públicas de assistência social. Competências Comportamentais * Organização e planejamento. * Atenção aos detalhes. * Comunicação clara e cordial. * Proatividade. * Trabalho em equipe. * Responsabilidade e comprometimento. * Capacidade de lidar com múltiplas demandas. * Relacionamento interpessoal.