Secretária Executiva Novo Mateus

Descrição

Resumo da Vaga: Buscamos Secretária Executiva organizada e proativa para suporte administrativo e estratégico de alto nível à diretoria e executivos, garantindo a fluidez das operações. Principais Destaques: 1. Suporte administrativo e estratégico de alto nível à diretoria 2. Ambiente dinâmico e desafiador com gerenciamento de múltiplas tarefas 3. Requer discrição, iniciativa e habilidade para gerenciar prioridades #### **Sobre a vaga:** Buscamos uma Secretária Executiva altamente organizada, proativa e com excelente capacidade de comunicação para integrar nossa equipe. O profissional será responsável por fornecer suporte administrativo e estratégico de alto nível à diretoria e executivos, garantindo a fluidez das operações diárias e a otimização do tempo dos líderes. Esta posição exige discrição, iniciativa e habilidade para gerenciar múltiplas tarefas em um ambiente dinâmico e desafiador. #### **Principais atribuições:** * Gerenciamento e organização da agenda dos executivos, incluindo agendamento de reuniões, compromissos e eventos. * Organização de viagens nacionais e internacionais, incluindo reserva de passagens, hospedagens, transporte e elaboração de roteiros. * Preparação de reuniões, incluindo a organização de materiais, salas, equipamentos e registro de atas. * Filtragem e direcionamento de chamadas telefônicas, e\-mails e correspondências, garantindo a priorização e o fluxo de informações. * Elaboração, revisão e formatação de documentos, apresentações, relatórios e comunicados confidenciais. * Controle e organização de arquivos físicos e digitais, assegurando a confidencialidade e fácil acesso às informações. * Suporte na organização de eventos corporativos, workshops e treinamentos. * Controle de despesas e prestação de contas dos executivos. * Gestão de suprimentos de escritório e solicitação de serviços de manutenção quando necessário. * Atendimento e recepção de clientes, parceiros e visitantes, garantindo um ambiente profissional e acolhedor. #### **Requisitos obrigatórios:** * Formação superior completa em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas. * Experiência comprovada em posição de Secretária ou Assistente de Diretoria. * Domínio intermediário do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). * Excelente comunicação interpessoal e escrita em português. * Capacidade de organização, planejamento e gestão de tempo. * Proatividade, discrição e senso de urgência. * Habilidade para trabalhar sob pressão e gerenciar prioridades. #### **Requisitos desejáveis(diferencial):** * Pós\-graduação ou cursos de especialização na área. * Conhecimento em outros idiomas (ex: espanhol, Inglês). * Conhecimento em ferramentas de colaboração e produtividade (ex: Microsoft Teams, Google Workspace). * Experiência em empresas de grande porte ou multinacionais.