Assistente Executivo Remoto Associado (LATAM)

Descrição

A FreedUp está buscando um **Assistente Executivo Associado (EA)** altamente proativo e atento a detalhes para apoiar o Fundador e CEO de uma organização em rápido crescimento, orientada por sistemas. Este cargo é ideal para alguém que se destaca em estrutura, responsabilidade e clareza — e que possa atuar como uma verdadeira extensão do executivo, transformando complexidade em execução calma e repetível. Somos uma equipe de alto desempenho construída em torno de propriedade, capacidade de resposta e melhoria contínua. O Assistente Executivo desempenhará um papel crítico na estabilização e expansão das operações diárias do CEO, atuando como sua "memória funcional", melhorando a qualidade da comunicação escrita e garantindo que nada passe despercebido. Este cargo vai além do suporte administrativo tradicional. Você será responsável por processos operacionais centrais, gerenciará sistemas de comunicação, coordenará canais de recrutamento e ajudará a implementar ferramentas e SOPs que reduzam a carga cognitiva do CEO e da equipe de liderança. Trata-se de um **cargo em tempo integral, totalmente remoto**, exigindo excelente comunicação escrita, forte capacidade de acompanhamento, conforto com informações sensíveis e habilidade para gerenciar proativamente tanto tarefas profissionais quanto pessoais limitadas. **Localização:** Totalmente remoto — Brasil **Tipo de vaga:** Tempo integral **Salário:** US$ 1.000 – US$ 1.800 por mês (com base na experiência) **Requisitos** * 3 ou mais anos de experiência apoiando executivos seniores como EA, Coordenador de Operações ou função semelhante. * Habilidades excepcionais de comunicação escrita — deve escrever melhor do que o executivo. * Capacidade comprovada de **seguir e replicar formatos estruturados** * Fortes habilidades organizacionais e de execução * Conforto em atuar como um "sistema de memória" para um CEO em ritmo acelerado. * Forte instinto organizacional e capacidade de acompanhamento. * Capacidade de trabalhar com sistemas e SOPs (Procedimentos Operacionais Padrão) * Capacidade de antecipar necessidades e fornecer assistência com base no contexto * Capacidade de lidar com informações confidenciais e sensíveis de forma responsável. * Conforto com tecnologia e adaptabilidade a sistemas e ferramentas em constante evolução. * Desenvolve-se bem em ambientes de alta responsabilidade e alta clareza. * **Requisitos técnicos:** Internet de alta velocidade confiável e configuração moderna de escritório em casa. **Principais responsabilidades****Gestão de e-mails e comunicação** * Triagem e gerenciamento da caixa de entrada de Jacker, sobrecarregada por e-mails de clientes * Revisão dos e-mails sinalizados pela IA Fixer e determinação dos que realmente exigem resposta de Jacker * Filtragem de falsos positivos do sistema de IA para evitar poluição da caixa de entrada * Organização dos e-mails em quatro pastas: "Ações Necessárias", "Ler Mais Tarde", "Se Interessado" e "Acompanhamento" * Revisão e edição de todas as comunicações enviadas para melhorar clareza e precisão. **Coordenação de reuniões e agenda** * Atuar como guardião da agenda do executivo * Gerenciar agendamento e coordenação de entrevistas * Lidar com solicitações ad hoc de reuniões feitas por membros da equipe. * Coordenar agendamentos complexos entre múltiplos fusos horários (Brasil, Índia e EUA) * Aplicar limites à agenda para evitar sobrecarga **Gestão de CRM e integridade de dados** * Manter um sistema de CRM **limpo, preciso e totalmente atualizado** * Garantir que todos os registros incluam: * + Dados completos de contato + Formatação e estrutura adequadas + Hyperlinks e anotações corretos * Melhorar continuamente a organização do CRM para usabilidade e eficiência **Delegação e rastreamento de tarefas:** * Criar e manter um sistema operacional pessoal (usando Notion), com SOPs e rastreamento de tarefas * Organizar atas de reuniões e itens de ação decorrentes delas * Acompanhar pendências e garantir responsabilidade nas tarefas * Consolidar informações sobre seguros * Identificar proativamente ineficiências e propor melhorias * Gerenciar tarefas administrativas pessoais pendentes * Consolidar e fazer backup seguro de arquivos pessoais digitais importantes * Auxiliar em tarefas pessoais (reservas de viagens, agendamentos etc.) * Ajudar em qualquer atividade que reduza o estresse administrativo e libere tempo do executivo **Gestão de dados e arquivos** * Consolidar e fazer backup seguro de arquivos pessoais digitais importantes * Organizar documentos pessoais (cartões de seguro, testamentos, procurações etc.) * Manter pastas digitais organizadas para registros pessoais * Documentar e criar **procedimentos operacionais padrão (SOPs)** desde o primeiro dia **Sistemas e ferramentas** * Comunicar-se diariamente via Slack com atualizações estruturadas. * BuilderTrend (software de construção com recursos de CRM e pipeline de vendas) * Ajudar a expandir o uso do Notion para SOPs, documentação e um CRM leve. * Programas: Monograph, smartsheet, Buildertrend * Fireflies (gravação e transcrição de reuniões) **Benefícios** * Experiência internacional * Oportunidade de trabalhar remotamente de qualquer lugar * Ambiente de equipe colaborativo e de apoio * Oportunidades de aprendizado e desenvolvimento * Bônus potenciais por desempenho * Licença remunerada (PTO) * Plano de saúde (HMO) após 3 meses