Assistente Pessoal

Descrição

Resumo da Vaga: O Assistente Pessoal gerencia, organiza e facilita a vida pessoal, familiar e logística de uma família de alto padrão, exigindo discrição, eficiência e confidencialidade. Principais Destaques: 1. Gestão completa da vida pessoal e familiar com discrição e excelência 2. Ponto central de comunicação, antecipando necessidades complexas 3. Suporte abrangente em múltiplos países e fusos horários O(a) Assistente Pessoal é responsável por gerenciar, organizar e facilitar a vida pessoal, familiar e logística da família, garantindo discrição absoluta, eficiência, confidencialidade e alto padrão de excelência. Atua como ponto central de comunicação, antecipando necessidades e solucionando demandas complexas, muitas vezes em múltiplos países e fusos horários. Principais Responsabilidades: • Gestão completa de agendas pessoais e familiares; • Interface com staff doméstico, motoristas, seguranças, governantas e fornecedores; • Administração de compromissos médicos, cotianos e pessoais; • Pagamentos, controle de despesas, reembolsos e prestação de contas das contas relacionadas à casa e aos seus funcionários e prestadores de serviço; • Organização de eventos privados e recepção de convidados; • Gestão de documentos sensíveis (passaportes, vistos, contratos, seguros); • Suporte a mudanças para o Brasil, reformas na casa de São Conrado, compras de bens; • Comunicação com bancos, escritórios de advocacia, contabilidade e family offices; • Resolução de imprevistos com agilidade e confidencialidade; • Supervisionar toda a residência, comunicando continuamente quaisquer observações/mudanças aos proprietários – sendo os “olhos e ouvidos” deles; • Pesquisar e coordenar empresas para projetos na casa/propriedade e obter orçamentos/propostas em nome dos proprietários; • Estar disponível para proprietários, funcionários ou outras partes envolvidas em caso de emergências; • Monitorar e controlar compras; • Supervisionar obra na casa de São Conrado; • Participar de reuniões com arquitetos, engenheiros etc; • Monitorar projetos no jardim ou acompanhar com câmera ao vivo junto com o proprietário; • Fazer registros/gravações/vídeos de determinadas situações; • Realizar tarefas externas conforme solicitação dos proprietários; • Fazer compras de determinados produtos/materiais; • Armazenar/guardar itens na residência para os proprietários; • Analisar e coordenar projetos futuros; • Ser flexível e vigilante para reconhecer situações de forma independente, a fim de reportá\-las de maneira aberta; • Auxiliar na tradução de documentos e reuniões; Tarefas/responsabilidades quando os proprietários estiverem presentes: Gestão da agenda, compromissos e atividades do proprietário sênior, incluindo sua preparação, transporte/condução e acompanhamento, tais como: • Consultas médicas/odontológicas; • Treinos de golfe; • Caminhadas e trilhas; • Dias de praia e esportes; • Encontros com amigos ou participação em eventos sociais; • Idas às compras; • Treinamento pessoal e fisioterapia (em casa); • Almoço entre atividades/compromissos. Ferramentas Utilizadas: • Microsoft Outlook / Google Workspace (agenda, e\-mails, Drive); • WhatsApp, Signal e Telegram (comunicação segura); • Excel / Google Sheets (controle financeiro e relatórios); • Notion / Trello / Asana (organização de demandas); • Plataformas de viagens (agências concierge premium); • Apps bancários e sistemas de pagamento internacionais; • Sistemas de armazenamento seguro de documentos (Dropbox Business, OneDrive). Requisitos Discrição e confidencialidade absolutas; Comunicação impecável e postura profissional; Organização extrema e atenção a detalhes; Capacidade de antecipar problemas e agir preventivamente; Flexibilidade total de horário; Inteligência emocional e diplomacia; Proatividade e senso de urgência; Resiliência e capacidade de trabalhar sob pressão; Gostar de animais e natureza; Fluência em inglês (obrigatória); Excelente redação e comunicação escrita; Gestão de agenda complexa e logística internacional; Experiência com viagens e serviços premium; Noções de finanças pessoais e controle orçamentário. Desejável Alemão é altamente desejável; Experiência prévia com famílias estrangeiras ou executivos C\-level; Vivência internacional ou intercâmbio; Cursos de etiqueta, protocolo e hospitalidade de luxo; Background em family office, embaixadas ou empresas multinacionais. Outras Informações Perfil Ideal: Uma pessoa extremamente confiável, organizada e resolutiva, que entenda que o papel vai muito além de tarefas administrativas: trata\-se de cuidar da vida de uma família com alto padrão e expectativas elevadas, com postura, profissionalismo e visão estratégica.