Auxiliar Administrativo - Eventos

Descrição

Resumo da Vaga: Gerenciar o relacionamento com clientes internos e externos, elaborar contratos, controlar pagamentos, supervisionar manutenção de espaços e recursos tecnológicos, e prestar suporte a eventos. Principais Destaques: 1. Atendimento a clientes internos e externos 2. Gestão de contratos e pagamentos de locação 3. Suporte a eventos e acompanhamento de manutenção **DESCRIÇÃO SUMÁRIA** Atender os clientes internos e externos, elaborar os contratos, solicitar, controlar e acompanhar pagamentos de locação. Controlar e acompanhar a manutenção dos espaços físicos, estrutural predial e recursos tecnológicos dos espaços locados. Prestar suporte ao cliente no dia do evento, enviar a Pesquisa de Satisfação para os clientes, elaborar relatório de eventos. **DESCRIÇÃO DETALHADA** 1\. Atender os clientes internos e externos, via telefone, e\-mail e WhatsApp, verificando as necessidades do evento, informando sobre a estrutura e agenda disponível e negociando valores de locação, diariamente; 2\. Elaborar os contratos de locação, preenchendo formulário padrão via Word, inserindo as informações necessárias, encaminhando por e\-mail para os clientes, colhendo a assinatura manual e arquivando de forma digital e física, de acordo com a demanda; 3\. Solicitar os pagamentos das locações, protocolando e encaminhando de forma presencial o formulário padrão de autorização, para a área de faturamento, sempre que necessário; 4\. Controlar e acompanhar os pagamentos referentes às locações, confirmando os valores através do sistema SAP, e/ou comprovantes recebidos por e\-mail e WhatsApp, conforme demanda; 5\. Controlar e acompanhar a manutenção dos espaços físicos de locação, acionando a área de serviços gerais, via SI (Solicitação Interna) e telefone, informando a agenda de eventos, semanalmente; 6\. Controlar e acompanhar a estrutura predial e recursos tecnológicos dos espaços locados, verificando as dependências com responsável pela locação (antes e pós\-evento), com base em laudo de vistoria, colhendo a assinatura dos envolvidos, de acordo com a demanda; 7\. Prestar suporte ao cliente no dia do evento, de forma presencial, disponibilizando a senha de WI FI (solicitada ao TI via SI), testando os equipamentos de som e projeção e se colocando à disposição, conforme demanda; 8\. Enviar a Pesquisa de Satisfação para os clientes, encaminhando link do Forms Outlook, via WhatsApp e e\-mail, emitindo relatório de resultados e encaminhando para os responsáveis da entidade, conforme demanda; 9\. Elaborar relatório de eventos, via Excel, inserindo as informações necessárias das locações e encaminhando via e\-mail para a coordenação, mensalmente;