Analista Administrativo - Recepção

Descrição

Resumo da Vaga: Atuar na área de Controladoria, administrando a comunicação, agendas e organização de reuniões, além de dar suporte administrativo e liderar a equipe de apoio. Principais Destaques: 1. Intermediar comunicação entre diretoria, colaboradores e stakeholders. 2. Administrar agendas da alta gestão e organizar reuniões. 3. Liderança técnica sobre a equipe de apoio dos Serviços Gerais. **Missão do Cargo:** Atuar na área de Controladoria, atendendo e efetuando ligações telefônicas, transferindo para os respectivos ramais; recepcionando visitantes, clientes, fornecedores e parceiros; intermediando a comunicação entre a diretoria, colaboradores e demais partes interessadas; administrando e atualizando agendas da alta gestão, comunicando compromissos, prazos e prioridades; apoiando na organização de reuniões, incluindo pautas, convites, atas e materiais de apoio, bem como realizando demais atividades correlatas e inerentes ao cargo. **Principais Responsabilidades** * Atender e efetuar ligações telefônicas, transferindo para os respectivos ramais, zelando pela boa imagem institucional. * Recepcionar visitantes, clientes, fornecedores e parceiros, garantindo atendimento cordial e profissional. * Intermediar a comunicação entre a diretoria, colaboradores e demais partes interessadas (stakeholders). * Administrar e atualizar agendas da alta gestão, comunicando compromissos, prazos e prioridades. * Apoiar na organização de reuniões, incluindo pautas, convites, atas e materiais de apoio. * Participar do planejamento de eventos, programas e atividades das áreas corporativas. * Providenciar reservas de viagens, estadias e transportes para os profissionais atendidos. * Controlar estoque e realizar requisições de materiais de escritório, limpeza e cozinha, prevenindo faltas. * Acompanhar compras e demandas administrativas para garantir o bom funcionamento do escritório. * Gerir a recepção, correspondências internas e externas, e malotes, elaborando relatórios mensais de fechamento. * Receber e conferir notas fiscais de prestadores de serviços, encaminhando para lançamento e pagamento. * Apoiar o controle de ponto, banco de horas e programação de férias da equipe de Serviços Gerais, conforme as políticas de Recursos Humanos. * Contribuir para a integração de novos colaboradores e organizar treinamentos e eventos internos. * Exercer liderança técnica sobre a equipe de apoio dos Serviços Gerais, orientando e acompanhando suas atividades.