Secretaria Executiva

Descrição

Resumo da Vaga: Profissional de Secretariado Executivo para assessorar dirigentes, gerenciar agendas, elaborar documentos e organizar atividades administrativas com foco em eficiência e comunicação. Principais Destaques: 1. Assessoria direta a dirigentes e autoridades 2. Gestão estratégica de agendas e reuniões 3. Elaboração e controle de documentação administrativa **Descrição da Vaga:** ---------------------- a) Agendar compromissos e reunioes, bem como tomar providencias necessarias para reserva e organizacao de espaco fisico e equipamentos necessarios, incluindo o acompanhamento de pautas e logistica. Prestara, tambem, suporte nas reunioes e apresentacoes, garantindo sua efetividade. b) Anotar e transmitir recados de forma clara e precisa, assegurando o encaminhamento correto e a comunicacao eficiente entre as partes envolvidas. c) Assessorar dirigentes e autoridades na administracao de agendas e compromissos, gerenciando marcacoes e cancelamentos de forma estrategica. Prestar suporte no planejamento e na execucao de reunioes, incluindo a elaboracao de pautas, atas e controle de pendencias, alem de realizar despachos administrativos e coleta de assinaturas, sempre priorizando tarefas e contatos mais urgentes. d) Cadastrar e manter atualizados os contatos necessarios e/ou importantes ao relacionamento profissional do setor, organizando informacoes de maneira acessivel para uso estrategico em atividades diarias. e) Elaborar documentos administrativos, incluindo redacao e formatacao de relatorios, convites, convocacoes, planilhas e graficos. Participar na confeccao de documentos como despachos, minutas, cotas e informacoes, assegurando a conformidade tecnica e o uso adequado das normas e estilos institucionais. Preparar apresentacoes visuais e textuais f) Executar as demais atividades inerentes ao cargo e necessarias ao bom desempenho do trabalho, ajustando\-se as demandas operacionais e estrategicas do setor. g) Gerenciar informacoes recebidas e enviadas, fisicas ou eletronicas, com foco no uso de sistemas especializados. Este gerenciamento inclui leitura, reproducao, pesquisa, divulgacao de informacoes e o acompanhamento continuo de cronogramas, prazos e movimentacoes processuais, assegurando a integridade e a pontualidade das atividades. h) Operar maquinas e equipamentos de rotina em atividades administrativas, como computadores, scanners, impressoras/copiadoras multifuncionais, telefones digitais e demais aparelhos necessarios ao ambiente de escritorio, garantindo a funcionalidade operacional dos mesmos. i) Realizar levantamento de necessidades de material de almoxarifado e escritorio, efetuando requisicoes, conferindo entregas, organizando a distribuicao e mantendo o controle do estoque minimo necessario para o pleno funcionamento das atividades administrativas. j) Receber e enviar correspondencias fisicas e eletronicas, utilizando ferramentas e sistemas de comunicacao como email, Teams e mensageiros digitais. Garantir o registro, organizacao e encaminhamento eficiente das mensagens recebidas e enviadas. k) Redigir documentos no sistema, de acordo com o perfil solicitado pelo fiscal tecnico, nos termos do, assegurando o correto controle da movimentacao, tanto no recebimento quanto no envio,em conformidade com os prazos e protocolos institucionais estabelecidos. l) Registrar e efetuar chamados telefonicos internos e externos, garantindo o atendimento rapido e eficiente das solicitacoes, e realizar encaminhamentos ou transferencias conforme necessario. **Requisitos Indispensáveis:** ------------------------------ Possuir conhecimento básico em informática, comprovado mediante declaração; Ter Ensino superior completo em Secretariado Executivo (bacharelado ou tecnólogo), mediante comprovação por diploma., ter experiência de pelo menos 5 (cinco) anos ininterruptos ou 10 (dez) intercalados, de exercício de atividades próprias de secretariado, e) Ter conhecimento em inglês, nível básico, comprovado mediante declaração da CONTRATADA; Ter conhecimento em libras, comprovado mediante certificado de conclusão de curso; **Regime de Contratação:** -------------------------- CLT **PCD:** -------- INDIFERENTE **Benefícios:** --------------- * Vale alimentação * Vale transporte * Convênio odontológico * Convênio Farmácia * Cartão de Adiantamento salarial. **Local do Trabalho:** ---------------------- Curitiba\-PR