Analista de Documentação

Descrição

Resumo da Vaga: Apoiar a gestão documental do Grupo, assegurando rastreabilidade, conformidade e cumprimento de prazos, sob orientação do time de Gestão Documental. Principais Destaques: 1. Gestão documental e organização de arquivos 2. Monitoramento de status e pendências 3. Aplicação de boas práticas de confidencialidade e LGPD **Objetivo do cargo** Apoiar a operação de gestão documental do Grupo, garantindo o correto cadastro, organização, postagem e acompanhamento de documentos em portais de clientes e repositórios internos, assegurando rastreabilidade, conformidade e cumprimento de prazos, sob orientação do time de Gestão Documental. **Principais atividades** * Realizar postagem/submissão de documentos em portais de clientes, registrando protocolos e comprovantes. * Monitorar status e pendências, atualizando controles e planilhas, com sinalização de prioridades. * Cobrar documentos junto às áreas internas (administrativo e obras), utilizando checklists e prazos definidos, com escalonamento de atrasos quando necessário. * Organizar e manter repositórios documentais (SharePoint/Fluig), garantindo padronização de nomenclatura, versionamento, indexação e rastreabilidade. * Apoiar reuniões de follow\-up, preparando pautas, atualizando status, registrando atas e planos de ação. * Orientar obras e parceiros quanto ao passo a passo de submissão de documentos, com base em procedimentos e modelos existentes. * Apoiar a padronização documental, conferindo campos obrigatórios, templates e consistência das informações. * Aplicar boas práticas de confidencialidade e procedimentos internos de LGPD, reportando dúvidas ou incidentes ao responsável. **Requisitos** * Formação (concluída ou em andamento) em Tecnólogo em Gestão Documental, Processos Gerenciais, Gestão da Qualidade, Administração, Arquivologia, Biblioteconomia ou áreas correlatas. * Experiência ou estágio em rotinas administrativas/documentais, controle de prazos e organização de arquivos. * Conhecimento básico em SharePoint, Fluig ou repositórios similares. * Pacote Office (Excel e Word – intermediário desejável). * Boa comunicação, organização, atenção a detalhes e disciplina para rotinas de controle. **Competências comportamentais** * **Organização e disciplina de execução:** capacidade de manter controle rigoroso de prazos, versões, protocolos e pendências, mesmo com alto volume de demandas. * **Atenção a detalhes e senso de conformidade:** cuidado com preenchimento, anexos, nomenclatura, critérios de clientes e tratamento de dados. * **Comunicação objetiva e assertiva:** habilidade para cobrar e alinhar informações com clareza e tato junto às áreas internas, obras e parceiros. * **Proatividade com senso de prioridade:** antecipar riscos, identificar criticidades e escalar demandas no momento correto. * **Resiliência e estabilidade emocional:** manter qualidade e ritmo de entrega em ambientes com pressão e mudanças constantes. **Conhecimentos técnicos** * Excel – Intermediário * Power BI – Desejável * SharePoint e Power Platform – Desejável **Diferenciais** * Experiência com portais de terceiros (clientes e fornecedores). * Familiaridade com portais e rotinas Bernhoeft. * Noções práticas de LGPD aplicadas à rotina documental.