Administrative Assistant

Descrição

Resumo da Vaga: Profissional para dar suporte administrativo em atividades como requisições de compras, controle de documentos, faturamento e apoio à manutenção predial. Principais Destaques: 1. Atividades administrativas e controle de documentos 2. Suporte na gestão de manutenções e reformas prediais 3. Monitoramento de KPIs e elaboração de cronogramas * Ensino médio completo * Experiência prévia com atividades administrativas Local de Atuação: Ilha da Conceição, Niterói \- RJ Horário de Trabalho: Segunda a sexta, das 08h às 17h Regime de Trabalho: Presencial **Esta oportunidade é exclusiva para pessoas com deficiência ou reabilitadas.** * Realizar requisições de compras no sistema dos materiais e serviços que se fazem necessários no departamento; * Controlar recebimento, planilhas de custos e pagamento das contas das bases e apartamentos da empresa; * Dar suporte na verificação de documentos de terceirizados para realização de trabalhos nas bases, agendar indução junto ao HSE e orientar suas rotinas; * Controlar claviculário com as chaves das bases e apartamentos; * Controlar e organizar as análises de risco do departamento de Facilities e demais documentos que se fizerem necessários; * Processo de faturamento das notas fiscais dos contratos administrativos da base relacionados a instalações e manutenções prediais; * Controlar e arquivar documentos do Departamento de Facilities e registros e certificados dos prestadores de serviços das instalações referentes a suporte às licenças ambiental, ISO e OSHAS; * Auxiliar a coordenação na análise de escopos para atividades de manutenção e reformas, além de realizr comparativos entre as propostas ofertadas por Compras; * Auxiliar no controle de documentos e cadastro dos prestadores de serviços e terceirizados; * Criar fluxogramas das atividades realizadas; * Abrir e monitorar os chamados no Facilities Support Desk; * Controlar os cadastros de ativos referentes às manutenções preventivas através do PeopleSoft, agendar com os fornecedores as atividades em questão e fiscalizar suas devidas execuções através de relatório fotográfico; * Controlar estoque mínimo de materiais e ferramentas de Manutenção Predial, através de planilha e organização e identificação dos ítens em estoque; * Executar layouts da base, pavimentos de prédios e salas através de AutoCad; * Monitorar os KPIs do Departamento de Manutenção Predial através do controle das atividades executadas e realização de planilhas e gráficos demonstrativos; * Elaborar, acompanhar e controlar planilhas de cronogramas de obras e reformas;