Assistente Administrativo de Frotas

Descrição

Atuar de forma preventiva, monitorando vencimentos e controlar contratos ativos, medições, prazos, valores e documentação vinculada, garantindo conformidade contratual e precisão das informações. * Executar o processo de adesão (preenchimento do Ato via Forms, coleta de assinaturas) e desligamento (termos de desligamento, apuração de cotas) dos cooperados. * Realizar o processo de reembolso de pedágios (coleta, conferência com parte diária, lançamento no sistema e envio para faturamento). * Administrar as TAGs de pedágio da frota própria (cancelamento/inclusão) e realizar a conferência (medição vs. fatura) das faturas de locadoras, lançando no sistema para pagamento. * Gerar as fichas de cadastro (PF) dos cooperados e dependentes para a contabilidade (dedução de impostos). * Atua de forma preventiva, monitorando vencimentos, mantendo planilhas e sistemas de controle atualizados, organizando arquivos físicos e digitais e prestando suporte às áreas administrativa, operacional e financeira. * Controlar rastreadores veiculares (ativações, desativações, manutenções e faturamentos), garantindo alinhamento com fornecedores e operação. * Realizar lançamentos de contas a pagar e a receber, conferência de notas fiscais, apoio a conciliações e controle financeiro dos contratos. Realizar Monitoramento e controle da validade dos documentos obrigatórios da frota e dos motoristas (licenciamento, IPVA, seguros, inspeções veiculares, multas e demais registros regulatórios), assegurando conformidade legal, mitigação de riscos operacionais e aptidão dos veículos para circulação. * Executar e acompanhar o processo de admissão e desligamento de cooperados, incluindo preenchimento de Ato Cooperativo via sistema, coleta e validação de assinaturas, formalização de termos de desligamento e apuração de cotas\-partes, garantindo conformidade estatutária e precisão financeira. * Realizar a gestão do processo de reembolso de pedágios, contemplando coleta de comprovantes, conferência com relatórios operacionais (parte diária), lançamentos sistêmicos e encaminhamento para faturamento, assegurando acuracidade das informações e cumprimento de prazos. * Administrar as TAGs de pedágio da frota própria (inclusão, cancelamento e atualização cadastral), bem como efetuar a conferência técnica das faturas de locadoras (medição versus valores faturados), realizando validação, lançamento em sistema e encaminhamento para pagamento. * Elaborar, analisar e validar fichas cadastrais de Pessoas Físicas (cooperados e dependentes), garantindo integridade das informações e envio adequado à contabilidade para fins de apuração e dedução tributária. * Manter planilhas gerenciais, sistemas de controle e bases de dados atualizados, assegurando rastreabilidade documental, organização de arquivos físicos e digitais e suporte técnico às áreas administrativa, operacional e financeira. * Assegurar a regularidade documental e operacional da frota junto ao Departamento de Edificações e Estradas de Rodagem de Minas Gerais (DER/MG), garantindo conformidade com a legislação vigente, mitigação de riscos regulatórios e continuidade das operações. Requisitos • Experiência em rotinas administrativas de transporte, controle de documentos veiculares, financeiro (contas a pagar) ou secretariado.• Ensino Médio completo. • Superior cursando em Administração, Direito ou áreas correlatas é um diferencial.• Pacote Office (Excel Intermediário para planilhas de controle). • Desejável conhecimento em Power BI.• Conhecimento básico da legislação de trânsito e habilidade com sistemas de gestão integrada.• Habilidade com sistemas.• CNH B.Habilidades * Gestão de Documentação Veicular * Controle de Manutenção Automotiva * Excel Avançado * Sistemas de Gestão de Frotas (SGF) * Legislação de Trânsito * Análise de Custos Operacionais * Elaboração de Relatórios Gerenciais Pagamento: R$1\.700,00 \- R$1\.800,00 por mês Benefícios: * Assistência médica * Participação nos lucros * Vale\-alimentação Local do trabalho: Presencial