Assistente Executiva

Descrição

Resumo da Vaga: A Assistente Executiva Compartilhada presta suporte administrativo e de coordenação a diretores, garantindo organização, eficiência e confidencialidade. Principais Destaques: 1. Suporte administrativo e de coordenação a diretores. 2. Gestão de agenda, comunicação e viagens com discrição e agilidade. 3. Otimização de processos administrativos e confidencialidade de dados. Assistente Executiva **Local:** São Paulo/SP A Assistente Executiva Compartilhada presta suporte administrativo e de coordenação aos Diretores de Comunicação, Established Products (EP) e TRM (Trade \& Revenue Management). A função é responsável por garantir a organização e execução eficiente das atividades diárias, logística de viagens e fluxo de comunicação, com foco em precisão, discrição e agilidade. A profissional assessora diretores e gestores, gerenciando agendas, organizando reuniões, redigindo documentos e filtrando comunicações, coordenando viagens, arquivando informações estratégicas, intermediando contatos internos e externos e otimizando processos administrativos. Mantém e garante a confidencialidade de dados, contribuindo diretamente para a eficiência e produtividade da alta administração. **Principais Responsabilidades** Gestão de Agenda e Comunicação * Suporte à agenda do Executivo, gerenciando conflitos de horários * Ponto focal de comunicação com os times internos e externos * Filtrar/redirecionar chamadas, receber mensagens, classificar e distribuir correspondências * Elaborar e enviar comunicações claras e profissionais em português e inglês * Garantir confidencialidade no tratamento de informações sensíveis Governança de Reuniões e Eventos * Suporte na governança das reuniões do Executivo (agendamentos, reserva de sala, auxílio na montagem das agendas) * Auxiliar no planejamento de reuniões e no trabalho de preparação necessário, incluindo elaboração de agendas e comunicações mais amplas * Coordenar detalhes de reuniões departamentais e/ou conferências e eventos internos e externos * Solicitação de coffee\-break e working lunch * Suporte na organização de Team Building e reuniões externas do Executivo com o time Viagens e Logística * Coordenar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, transfers, hospedagem e emissão de seguro\-viagem * Consolidar e atualizar informações logísticas para as viagens e deslocamentos * Gerenciar planos de viagens de negócios * Suporte na logística de organização de visitantes internacionais Administrativo e Financeiro * Suporte geral com demandas administrativas e operacionais do Executivo, acompanhando prazos e compromissos importantes * Prestação de contas do cartão corporativo (Concur) * Processar relatórios de despesas e pagamento de faturas * Consolidação das provisões financeiras do centro de custo do Executivo * Suporte com delegação de poderes * Solicitação de serviços de motoboy, correio e cartório Documentação e Informação * Reunir e analisar informações relevantes para as áreas atendidas * Preparar relatórios, manuais, agendas, correspondências e memorandos conforme orientação da prática geral da empresa * Estabelecer e manter bancos de dados departamentais e desenvolver planilhas de importância para o departamento * Preparar materiais em versões finais, utilizando terminologia técnica frequente e combinando material de diversas fontes Compras, Contratos e Fornecedores * Suporte a contratos e processos de compras da área, relativos aos projetos gerenciados pelo Executivo * Cadastro de fornecedores e solicitação e acompanhamento de Due Diligence Patrocínios e Projetos Especiais * Suporte operacional dos patrocínios incentivados da área de CSR**.** * Papel de "Champion" da área para assuntos específicos (a serem discutidos caso a caso) * Para a área de Comunicação, a assistente é o focal point para Records Management Integração e Gestão de Pessoas * Coordenação da Integração (Onboarding) de N\-1 do Executivo * Gestão do estagiário (reporte direto da Assistente Executiva) * Interface com outros assistentes para compartilhar e coordenar carga de trabalho * Coordenar atividades entre departamentos e acompanhar para garantir que as solicitações sejam atendidas Compliance e Políticas Corporativas * Manter o conhecimento e cumprir com os princípios de Ética e Integridade, políticas da Sanofi e códigos de conduta que regulam o mercado farmacêutico * Cumprir e promover as políticas de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (HSE) da Sanofi, visando prevenir acidentes, evitar riscos à saúde e reduzir impactos ambientais * Apoiar a estratégia e as iniciativas de Diversidade e Inclusão da Sanofi, assegurando que todos os colaboradores e parceiros sejam tratados com respeito e recebam oportunidades iguais * Participação nas reuniões mensais das Assistentes Executivas e de Workplace Experience Qualificações Necessárias * **Formação:** Curso superior obrigatório ou experiência de trabalho equivalente * **Experiência:** Experiência comprovada em funções de suporte administrativo * **Idiomas:** Inglês fluente (obrigatório) * **Ferramentas:** Proficiência em Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e PowerPoint), Adobe Acrobat e plataformas web Habilidades e Competências * Forte capacidade de organização e gestão do tempo * Comunicação clara e profissional (verbal e escrita) em português e inglês * Atenção aos detalhes * Proatividade e foco em soluções * Discrição e confidencialidade * Capacidade de lidar com múltiplos stakeholders simultaneamente * Capacidade de priorização * Habilidades interpessoais muito boas e capacidade de construir relacionamentos com os principais interessados *Persiga a Progresso. Descubra o Extraordinário.* O progresso não seria possível sem as pessoas; pessoas de diferentes origens, em diferentes locais, desempenhando cargos diferentes, mas todas unidas por um objetivo comum: o desejo de fazer os milagres acontecerem. Você pode se tornar uma dessas pessoas. Procure a mudança, acolha novas ideias e explore todas as oportunidades que temos para oferecer. Persiga o progresso e descubra o extraordinário conosco. Na Sanofi, oferecemos as mesmas oportunidades a todos, sem olhar a raça, cor, ascendência, religião, sexo, nacionalidade, orientação sexual, idade, cidadania, estado civil, deficiência ou identidade de gênero. Veja o nosso informativo sobre Diversidade, Equidade \& Inclusão além do ambiente de trabalho e conheça as nossas ações de Diversidade, Equidade e Inclusão. Atenção As Frases Abaixo * Sempre visando a segurança e bem\-estar de nossos colaboradores, o comprovante de vacinação COVID 19 é um item imprescindível para todos os empregados, estando presente na lista de documentos de admissão. “ \#LI\-LATAM null