Assistente Virtual - Totalmente REMOTO

Descrição

**Departamento:** Administração e Assistência Executiva **Modalidade de Trabalho:** Remoto **Tipo de Vaga:** Prestador de Serviços Independente, Período Integral **Horário de Trabalho:** Fuso Horário dos EUA (espera-se que o candidato seja flexível conforme a preferência do cliente) **Localizações:** Filipinas, América Latina, África do Sul, Quênia e outras regiões remotas com excelentes habilidades de comunicação em inglês Sobre a Pearl Talent A Pearl trabalha com os 1% melhores candidatos de todo o mundo e os conecta às melhores startups dos EUA e da UE. Nossos clientes levantaram mais de US$ 5 bilhões no total e contam com o apoio de empresas como OpenAI, a16z e Founders Fund. Eles buscam os candidatos mais talentosos e ambiciosos, com os quais possam colaborar de forma contínua e promovê-los ao longo de muitos anos. Candidatos contratados por nós já foram convidados para trabalhar nos EUA e na UE junto aos nossos clientes, chegando inclusive a ser promovidos a cargos equivalentes aos ocupados por profissionais locais nos EUA. ***Saiba por que existimos, em que acreditamos e para quem estamos construindo:*** ASSISTA AQUI Por que trabalhar conosco? Na Pearl, não somos apenas mais uma empresa de recrutamento — conectamos você a oportunidades excepcionais de trabalho ao lado de fundadores visionários dos EUA e da UE. Nosso foco é colocá-lo em funções nas quais você possa crescer, enfrentar desafios e construir carreiras significativas e de longo prazo. Visão Geral da Função O **Assistente Executivo** atua como a espinha dorsal operacional de fundadores, CEOs e equipes de liderança sênior em ambientes de startups de ritmo acelerado. Essa função vai além do trabalho administrativo tradicional: você gerenciará tempo, sistemas e comunicação, antecipando necessidades antes mesmo de surgirem, alinhando prioridades e permitindo que os executivos se concentrem em estratégia, parcerias e crescimento. Trata-se de uma posição de alta confiança e alta autonomia, ideal para alguém que se destaca ao resolver desafios operacionais e se entusiasma com a oportunidade de evoluir para responsabilidades de nível Chefe de Gabinete. Seu Impacto Seus esforços maximizarão a eficácia executiva ao gerenciar tempo, tarefas e comunicação com precisão. Você criará e manterá sistemas operacionais que aumentem clareza e eficiência em toda a organização. Atuando como um centro de comunicação, garantirá que atualizações, entregáveis e acompanhamentos nunca passem despercebidos. Você impulsionará a responsabilidade por meio de estrutura, ferramentas e resolução proativa de problemas, evoluindo continuamente os fluxos de trabalho operacional por meio de automação e melhoria de processos. Principais Responsabilidades**Suporte Executivo e Comunicação (35%)** * Gerenciar calendários executivos, caixas de entrada e prioridades para garantir produtividade máxima (objetivo: caixa de entrada zerada) * Redigir, revisar e enviar comunicações internas e externas profissionais em nome da liderança * Preparar resumos, pautas e acompanhamentos de reuniões para garantir que os executivos estejam sempre preparados com contexto * Coordenar reuniões com partes interessadas internas e externas em múltiplos fusos horários * Gerenciar listas de tarefas e finalizar 90% ou mais dos itens delegados dentro de 48 horas * Acompanhar prazos, compromissos e itens de ação para garantir execução pontual * Manter supervisão proativa de projetos em andamento para assegurar entrega no prazo **Sistemas Operacionais e Gestão de Fluxos de Trabalho (30%)** * Manter painéis e documentação no Notion, Asana e outras ferramentas internas * Criar, atualizar e aprimorar procedimentos operacionais padrão (SOPs) para melhorar consistência e eficiência operacional * Estruturar fluxos de trabalho recorrentes por meio de automação e mapeamento de processos * Monitorar conclusão de tarefas e reduzir erros recorrentes ou prazos perdidos * Otimizar fluxos de trabalho recorrentes e apoiar processos operacionais interfuncionais * Facilitar comunicação da equipe, espaços de trabalho compartilhados e sistemas de acompanhamento de progresso * Apoiar operações, incluindo coordenação de fornecedores e gerenciamento de tarefas **Coordenação de Calendário, Viagens e Tarefas Administrativas (20%)** * Gerenciar calendário complexo, incluindo reuniões internas, ligações externas e agendamento baseado em prioridades * Coordenar e reservar viagens (voos, hotéis, transporte) com itinerários detalhados * Realizar triagem de caixa de entrada: identificar mensagens urgentes, redigir respostas, arquivar e-mails e garantir que nada passe despercebido * Apoiar documentação jurídica e administrativa (roteamento de formulários, obtenção de assinaturas, acompanhamento de prazos) * Coordenar consultas pessoais, reservas e eventual suporte doméstico ou a fornecedores, conforme necessário * Proteger o tempo executivo gerenciando conflitos de agenda e garantindo tempo adequado para foco **Pesquisa, Documentação e Projetos Estratégicos (15%)** * Realizar pesquisas setoriais, sobre concorrentes e de mercado para apoiar a tomada de decisões executivas * Compilar resumos concisos, sínteses e insights acionáveis provenientes das pesquisas * Gerenciar comunicações internas, como atualizações semanais da equipe e anotações para partes interessadas * Pesquisar novas ferramentas e automações com IA para melhorar velocidade e precisão operacionais * Apoiar relatórios sobre métricas de desempenho, tendências de mercado e oportunidades estratégicas * Identificar potenciais problemas precocemente e propor soluções proativas * Auxiliar em projetos especiais, incluindo diligência prévia limitada e iniciativas de desenvolvimento de negócios **Requisitos** Obrigatórios (Essenciais)* Experiência: 1–2+ anos como Assistente Executivo, Especialista Administrativo, Parceiro de Operações ou apoiando executivos de nível C em ambientes de ritmo acelerado * Suporte Executivo: Capacidade comprovada de gerenciar calendários, caixas de entrada e comunicação de fundadores/CEOs * Comunicação: Excelentes habilidades escritas e verbais em inglês; claro, conciso e profissional * Organização: Atenção excepcional aos detalhes, organização e capacidade de gerenciamento de tempo * Proficiência Tecnológica: Domínio do Google Workspace, Microsoft Office e ferramentas modernas de produtividade * Mentalidade Proativa: Forte senso de propriedade, com capacidade de antecipar necessidades e tomar iniciativa * Discrição: Alto nível de confidencialidade e profissionalismo ao lidar com informações sensíveis * Experiência Remota: Demonstrada capacidade de trabalhar remotamente com líderes em diferentes fusos horários * Resolução de Problemas: Capacidade de pensar criticamente, gerenciar prioridades concorrentes com urgência e precisão * Cumprimento de Prazos: Confiança comprovada na conclusão de tarefas e no cumprimento sistemático de prazos Desejáveis (Preferenciais)* Graduação completa é preferida * Experiência em saúde, startups, AgTech, telecomunicações ou gerenciamento de projetos * Experiência na criação de SOPs, sistemas internos ou documentação operacional * Familiaridade com ferramentas de IA para automação e aumento de produtividade * Conhecimento em análise, relatórios ou suporte à tomada de decisões baseada em dados * Experiência em apoio a processos de fusões e aquisições (M&A), relações com investidores ou diligência prévia * Experiência com sistemas CRM ou ferramentas de coordenação de projetos * Habilidades básicas em planilhas (classificação, filtragem, fórmulas como SOMA, SE, PROCV) * Experiência prévia em startups ou empresas de alto crescimento Proficiência em FerramentasObrigatórios (Essenciais)* E-mail e Mensageria: Gmail, Outlook, Slack, Microsoft Teams, WhatsApp * Ferramentas de Calendário e Agendamento * Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar) * Pacote Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) * Zoom ou plataformas equivalentes de videoconferência * Ferramentas de IA: ChatGPT, Claude, Perplexity ou assistentes de IA similares Desejáveis (Preferenciais)* Gerenciamento de Projetos: Notion, Asana, Trello, ClickUp, Airtable * Automação: Zapier ou ferramentas similares de automação de fluxos de trabalho * Plataformas CRM: Pipedrive, HubSpot, Salesforce, ConnectWise * Finanças: QuickBooks ou ferramentas similares de contabilidade * Comércio Eletrônico: Amazon Seller Central, Shopify * Comunicação: Loom para mensagens em vídeo * LinkedIn para networking profissional e prospecção **Benefícios** * **Salário Competitivo:** Baseado em experiência e habilidades * **Trabalho Remoto:** Totalmente remoto — trabalhe de qualquer lugar * **Férias Generosas:** De acordo com a política da empresa * **Mentoria Direta:** Acesso a líderes globais da indústria * **Aprendizado e Desenvolvimento:** Recursos contínuos para crescimento * **Networking Global:** Trabalhe com equipes internacionais * **Cobertura de Saúde (apenas nas Filipinas):** Plano de saúde (HMO) após 3 meses (regime integral) **Nosso Processo de Recrutamento*** Inscrição * Avaliação de Habilidades * Triagem Inicial * Entrevista de Alta Performance * Correspondência com Cliente * Oferta de Emprego * Integração **Pronto para se juntar à Pearl Talent?** Se você é um profissional determinado, pronto para trabalhar com fundadores excepcionais que constroem a próxima geração de empresas de classe mundial, adoraríamos conhecê-lo. Candidate-se agora para desbloquear oportunidades nas quais seu crescimento, impacto e sucesso são nossas maiores prioridades.