Assistente de Grupos e Eventos

Descrição

Resumo da Vaga: Responsável por coordenar o departamento de Vendas, prestando suporte à equipe para garantir que os objetivos do Business Plan sejam atingidos. Principais Destaques: 1. Coordenar o departamento de Vendas e apoiar a equipe para atingir metas 2. Elaborar propostas de eventos e atender clientes presencialmente ou por telefone 3. Ampliar continuamente a rede de contatos e atuar como intermediário com clientes **Hotel Hilton Porto Alegre \-** **Rua Olavo Barreto Viana, 18, Porto Alegre \- RS** **Princípio das Responsabilidades:** Responsável por coordenar o departamento de Vendas, prestando suporte à equipe para garantir que os objetivos definidos no Business Plan sejam atingidos. **Funções Essenciais:** 10% – Elaborar relatórios de atividades diárias para execução do trabalho. 80% – Elaborar propostas de eventos com hospedagem de grupos (mínimo de 10 apartamentos) e de grupos sem eventos. 10% – Atender clientes presencialmente ou por telefone, participar de reuniões e apoiar solicitações diversas. **Funções Sustentadoras:** * Além das funções essenciais, este cargo pode desempenhar, conforme demanda, as seguintes atividades: * Conhecer os Padrões de Qualidade da Marca Hilton avaliados pelo Hóspede Misterioso. * Verificar disponibilidade de salas e elaborar propostas para eventos com ou sem hospedagem de grupos. * Auxiliar ocasionalmente na elaboração e envio de BEOs, contratos e adendos. * Realizar site inspections. * Ser responsável pelo envio das BEOs internas do departamento comercial. * Estar apta a cobrir férias dos coordenadores de eventos. * Ler diariamente jornais para obter informações sobre clientes e fortalecer relacionamentos. * Ampliar continuamente a rede de contatos internos e externos. * Programar visitas de familiarização ao hotel e atender solicitações imprevistas. * Atuar como intermediária entre cliente e equipe do hotel, quando necessário. * Apoiar Gerentes de Vendas verificando disponibilidade de salas e otimizando a ocupação dos espaços. * Reportar mensalmente à Gerente de Grupos e Eventos o progresso das funções e resultados perante as metas. * Atualizar diariamente suas atividades no sistema Delphi. * Garantir retorno a todas as solicitações de clientes em até 24 horas. * Elaborar e enviar correspondências necessárias para a operação do departamento e integração com outros setores. * Manter bom ambiente de trabalho e boa comunicação interdepartamental. * Atender telefonemas em até três toques, de forma educada e profissional. * Participar de reuniões de vendas, conforme solicitado. * Participar de treinamentos internos e compartilhar conhecimentos com colegas. * Demonstrar atitude positiva, disposição e espírito de cooperação com hóspedes e membros da equipe. * Preencher a Pesquisa de Opinião de Membros de Equipe semestralmente. * Realizar seguimento de grupos e eventos confirmados, assegurando que pagamentos ocorram dentro do prazo. * Promover outros hotéis da marca Hilton sempre que possível. * Atuar ativamente na criação de Momentos Hilton. * Chamar o hóspede pelo nome sempre que possível. * Conhecer os relatórios de satisfação (SALT e MPS), acompanhar resultados e participar de planos de ação. **Orientação ao Mercado de Eventos Sociais** * Acompanhar degustações para que o cliente escolha e aprove o menu. * Realizar reuniões com o Chef para apresentar menus e avaliar novas possibilidades. * Realizar reuniões com o Supervisor de Banquetes e cliente para alinhar detalhes da festa e itens especiais. * Recepcionar clientes no dia do evento, apoiando o Supervisor e conferindo detalhes finais. * Apresentar\-se pontualmente, devidamente uniformizado e com excelente apresentação pessoal. * Adaptar\-se às mudanças operacionais e cumprir horários definido **Outros Deveres** * Assimilar a cultura da Família Hilton e demonstrar domínio dos padrões de serviço. * Cumprir frequência regular conforme padrões definidos pelo hotel. * Colaborar com outros departamentos quando solicitado pelo superior. * Requerimentos de Segurança * Seguir práticas ergonômicas para prevenir lesões por esforço repetitivo. * Respeitar normas de segurança das pessoas, instalações e equipamentos. * Manter utensílios e equipamentos limpos e organizados. * Cumprir campanhas de economia de energia, água e reciclagem. * Cumprir disposições de conservação ambiental do hotel. * Reportar imediatamente ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade envolvendo hóspedes, equipe ou patrimônio. * Conhecer procedimentos de emergência e incêndio. **Conhecimento Específico e Habilidades** * Preparar formulários de grupos com todas as informações necessárias. * Conhecer e promover as facilidades do hotel, entendendo pontos fortes e fracos frente à concorrência. * Conhecimento dos diferentes tipos de montagem de salas. * Conhecimento básico de equipamentos audiovisuais. * Excelentes habilidades de relacionamento interno e externo, com calma, diplomacia e respeito. * Proficiência no sistema Delphi. * Domínio de ferramentas Windows (Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Internet, Intranet). * Habilidades pessoais focadas na satisfação do cliente. * Capacidade de coordenar e administrar múltiplas funções simultaneamente. **Qualificação:** * Ensino Superior completo * Inglês intermediário * Conhecimentos sólidos em Word, Excel, Outlook e Power Point