Assistente Executivo Remoto Associado (LATAM)

Descrição

A FreedUp está buscando um **Assistente Executivo Associado (EA)** altamente proativo e atento a detalhes para apoiar o Fundador e CEO de uma organização em rápido crescimento, orientada por sistemas. Esse cargo é ideal para alguém que se destaca em estrutura, responsabilidade e clareza — e que possa atuar como uma verdadeira extensão do executivo, transformando complexidade em execução calma e repetível. Somos uma equipe de alto desempenho construída em torno de propriedade, agilidade na resposta e melhoria contínua. O Assistente Executivo desempenhará um papel crítico na estabilização e expansão das operações diárias do CEO, atuando como sua "memória funcional", melhorando a qualidade da comunicação escrita e garantindo que nada passe despercebido. Esse cargo vai além do suporte administrativo tradicional. Você será responsável por processos operacionais essenciais, gerenciará sistemas de comunicação, coordenará pipelines de recrutamento e ajudará a implementar ferramentas e SOPs que reduzam a carga cognitiva do CEO e da equipe de liderança. Trata-se de uma posição **integral e remota**, exigindo excelentes habilidades de comunicação escrita, forte capacidade de acompanhamento, conforto com informações sensíveis e a habilidade de gerenciar proativamente tanto tarefas profissionais quanto pessoais limitadas. **Localização:** Totalmente remota — Brasil **Tipo de vaga:** Integral **Salário:** $1000 a $1.800 por mês (com base na experiência) **Requisitos** * 3 ou mais anos de experiência apoiando executivos seniores como EA, Coordenador de Operações ou cargo similar. * Habilidades excepcionais de comunicação escrita — deve escrever melhor do que o executivo. * Capacidade comprovada de **seguir e replicar formatos estruturados** * Fortes habilidades organizacionais e de execução * Conforto ao atuar como um "sistema de memória" para um CEO em constante movimento. * Excelentes instintos organizacionais e capacidade de acompanhamento. * Capacidade de trabalhar com sistemas e SOPs (Procedimentos Operacionais Padrão) * Capacidade de antecipar necessidades e fornecer assistência contextualizada * Capacidade de lidar com informações confidenciais e sensíveis de forma responsável. * Familiaridade com tecnologia e adaptabilidade a sistemas e ferramentas em evolução. * Desenvolve-se bem em ambientes de alta responsabilidade e alta clareza. * **Requisitos técnicos:** Internet de alta velocidade confiável e uma configuração moderna de escritório em casa. **Principais responsabilidades****Gestão de e-mails e comunicação** * Triagem e gerenciamento da caixa de entrada de Jacker, sobrecarregada por e-mails de clientes * Revisão dos e-mails sinalizados pela IA Fixer e determinação de quais realmente exigem resposta de Jacker * Filtragem de falsos positivos do sistema de IA para evitar poluição da caixa de entrada * Organização dos e-mails em quatro pastas: "Ações Necessárias", "Ler Mais Tarde", "Se Interessado" e "Acompanhamento" * Revisão e edição de todas as comunicações enviadas para melhorar clareza e precisão. **Coordenação de reuniões e agenda** * Atuação como guardião da agenda do executivo * Gerenciamento da programação e coordenação de entrevistas * Atendimento a solicitações pontuais de reuniões por membros da equipe. * Coordenação de agendamentos complexos entre múltiplos fusos horários (Brasil, Índia e Estados Unidos) * Aplicação rigorosa de limites na agenda para evitar sobrecarga **Gestão de CRM e integridade de dados** * Manutenção de um sistema de CRM **limpo, preciso e totalmente atualizado** * Garantia de que todos os registros incluam: * + Dados completos de contato + Formatação e estrutura adequadas + Hyperlinks e anotações corretas * Melhoria contínua da organização do CRM para usabilidade e eficiência **Delegação e rastreamento de tarefas:** * Criação e manutenção de um sistema operacional pessoal (usando Notion), com SOPs e rastreamento de tarefas * Organização de atas de reuniões e itens de ação decorrentes delas * Acompanhamento de pendências e garantia de responsabilidade nas tarefas * Consolidação de informações sobre seguros * Identificação proativa de ineficiências e proposição de melhorias * Gerenciamento de tarefas administrativas pessoais pendentes * Consolidação e backup seguro de arquivos pessoais digitais importantes * Auxílio em tarefas pessoais (reservas de viagens, agendamentos, etc.) * Ajuda em qualquer atividade que reduza o estresse administrativo e libere tempo do executivo **Gestão de dados e arquivos** * Consolidação e backup seguro de arquivos pessoais digitais importantes * Organização de documentos pessoais (cartões de seguro, testamentos, procurações, etc.) * Manutenção de pastas digitais organizadas para registros pessoais * Documentação e criação de **procedimentos operacionais padrão (SOPs)** desde o primeiro dia **Sistemas e ferramentas** * Comunicação diária via Slack com atualizações estruturadas. * BuilderTrend (software de construção com recursos de CRM e pipeline de vendas) * Auxílio na ampliação do uso do Notion para SOPs, documentação e um CRM leve. * Programas: Monograph, Smartsheet, Buildertrend * Fireflies (gravação e transcrição de reuniões) **Benefícios** * Experiência internacional * Oportunidade de trabalhar remotamente de qualquer lugar * Ambiente de equipe colaborativo e de apoio * Oportunidades de aprendizado e desenvolvimento * Bônus potenciais por desempenho * Licença remunerada (PTO) * Plano de saúde (HMO) após 3 meses