ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Descrição

Resumo da Vaga: Assegurar a execução, organização e controle das atividades técnico-administrativas da Secretaria Escolar, garantindo a gestão da documentação acadêmica e conformidade com normas. Principais Destaques: 1. Gestão de documentação escolar e acadêmica dos alunos 2. Atendimento qualificado a pais, responsáveis, alunos e demais usuários 3. Apoio administrativo e interface com órgãos reguladores Assegurar a execução, organização e controle das atividades técnico\-administrativas da Secretaria Escolar, garantindo a adequada gestão da documentação acadêmica dos alunos, a conformidade com as normas educacionais vigentes e o suporte administrativo às atividades pedagógicas da instituição. **2\. Atribuições e Responsabilidades** **2\.1 Gestão da Documentação Escolar** * Organizar, manter e atualizar os prontuários individuais dos alunos, assegurando integridade, rastreabilidade e confidencialidade das informações. * Proceder à emissão de documentos oficiais, tais como declarações, históricos escolares, certificados e documentos de transferência, em conformidade com a legislação vigente. * Realizar e acompanhar os processos de matrícula, rematrícula e transferência escolar. * Assegurar o correto arquivamento físico e digital dos documentos institucionais e acadêmicos. **2\.2 Controle Acadêmico e Registros Escolares** * Registrar, conferir e manter atualizadas as informações acadêmicas em sistemas informatizados e controles internos. * Acompanhar registros de frequência, movimentação escolar e demais dados pertinentes à vida escolar dos alunos. * Apoiar a equipe pedagógica na organização de turmas, listas e controles acadêmicos. * Contribuir na elaboração e acompanhamento do calendário escolar. **2\.3 Atendimento ao Público** * Prestar atendimento qualificado a pais, responsáveis, alunos e demais usuários, fornecendo informações claras e precisas acerca dos serviços da secretaria escolar. * Realizar atendimento presencial, telefônico e eletrônico, observando padrões institucionais de cordialidade e ética. **2\.4 Apoio Administrativo ao Setor de Educação** * Elaborar documentos administrativos, tais como ofícios, declarações, comunicados e relatórios. * Secretariar reuniões, quando necessário, providenciando registros formais (atas). * Auxiliar a coordenação pedagógica e demais profissionais do setor nas demandas administrativas. * Controlar o fluxo de correspondências e documentos oficiais. **2\.5 Interface com Órgãos Reguladores** * Auxiliar no cumprimento das exigências legais junto aos órgãos educacionais competentes, incluindo envio de dados, relatórios e documentação obrigatória. * Zelar pelo cumprimento de prazos e normativas estabelecidas pelos sistemas de ensino. **2\.6 Organização e Controle Interno** * Garantir a padronização, organização e atualização dos arquivos e registros da Secretaria Escolar. * Controlar a entrada, tramitação e saída de documentos institucionais. * Zelar pela guarda, conservação e sigilo das informações sob sua responsabilidade. **3\. Competências Técnicas** * Conhecimento em rotinas de secretaria escolar e legislação educacional básica; * Domínio de ferramentas de informática (Pacote Office, sistemas de gestão escolar); * Técnicas de arquivamento e gestão documental; * Redação oficial e administrativa. **4\. Competências Comportamentais** * Elevado nível de organização e atenção aos detalhes; * Comunicação clara, objetiva e institucional; * Postura ética e sigilo profissional; * Proatividade e senso de responsabilidade; * Habilidade no atendimento ao público; * Capacidade de trabalho em equipe. **5\. Requisitos** * Ensino médio completo, sendo desejável ensino superior em Administração, Pedagogia ou áreas correlatas; * Experiência prévia em atividades administrativas ou secretaria escolar; * Desejável experiência no terceiro setor ou em instituições educacionais especializadas. **6\. Responsabilidades** * Pela veracidade, integridade e segurança das informações acadêmicas; * Pelo cumprimento de prazos legais e institucionais; * Pela adequada organização e conservação dos documentos sob sua guarda. **7\. Condições de Trabalho** * Atuação em ambiente administrativo interno; * Atendimento contínuo ao público interno e externo; * Utilização permanente de sistemas informatizados e equipamentos de escritório.